חודשי הקיץ הם חודשים חמים לחתונות, ואתם כבר שניה לפני לסגור עם בעל האולם על התאריך. זהו, אתם מרגישים שאתם בדרך הנכונה, שניה אחרי תחילת המסע המוטרף לארגון החתונה המושלמת, שניה לפני סגירת כל הקצוות שנותרו פתוחים לאחר סגירת התאריך והאולם. ובכל זאת, ואפילו אם אין לכם שום ספקות ואתם יודעים בדיוק מה אתם רוצים – כדאי לבדוק את עשרת הדברים הבאים לפני שסוגרים על תאריך ועל אולם אירועים.
רשיון עסקאולם אירועים חייב שיהיה לו רישיון עסק בתוקף. רישיונות עסק מתחדשים אחת לשנה אזרחית, כך שאם עוברת שנה – בקשו לראות את רישיון העסק החדש, על הדרך ודאו כי למקום ביטוח צד ג' שמכסה תאונות חס וחלילה. רישיון עסק אולי לא יבטיח את המוסיקה הנכונה, העיצוב המרשים או האוכל המענג אבל יבטיח כי כללי ההיגיינה והבטיחות נשמרים. בקשו מבעלי האולם להראות לכם את רישיון העסק, לעתים גם בעלי אולמות שעדיין לא קיבלו רישיונות עסק מפעילים את האולם. במקרים כאלו ייתכן שתתקבלו בדלתות סגורות בתאריך המיועד, וחבל.אל תוותרו על בדיקה בזמן שמתקיים אירוע אמיתי במקום
ביקור באולם ארועים בעת קיום אירוע אמיתי במקום יעזור לכם לקבל רושם אמיתי ולא שיווקי מהמקום. כשאתם שם נסו להקשיב למצב הרוח של האורחים ושל המשפחה. האם הם נראים לא מרוצים ואם כן – ממה? לפעמים תוכלו לגלות דברים שלא חשבתם עליהם בעצמכם כי בסופו של דבר – טוב מראה עיניים מכל נאומי השיווק שתקראו ותשמעו.
כמות המוזמנים
כל בעל אולם אירועים יגיד לכם כמה מוזמנים יכול להכיל האולם שלו, אבל מה שכדאי לכם להתרשם ממנו בעצמכם הוא מידת הצפיפות לכמות המוזמנים המיועדת. אל תוותרו על נוכחות באירוע חי בעל מספר מוזמנים דומה. שימו לב למידת הצפיפות, סידור השולחנות וכדומה. נסו לדמיין עד כמה האורחים נאלצים להידחק בין מוזמנים אחרים בדרך אל השירותים ולהעריך את התור בנקודות חלוקת האוכל והברים.
סידור השולחנות והעיצוב
בביקורכם באירוע שימו גם לב לעיצוב האולם. שאלו את בעל האולם מה מהעיצוב שאתם רואים הוא חלק מהעסקה שמציע האולם עצמו ומהו החלק שאותו הביאו בעלי השמחה הנוכחיים כאקסטרות על חשבונם. לפעמים מראה מרשים יכול להיות כולו בנוי על תוספות שהאולם עצמו אינו מספק. בדקו גם שגודל רחבת הריקודים ומיקומה מתאים לאופי האירוע שעליו חשבתם.
בקרו בשירותים
אחת הדרכים הטובות להתרשם מאולם אירועים היא לבקר בשירותים בעת קיום ארוע פעיל. שימו לב למרחק ומיקום השירותים מהמוזמנים, ניקיון השירותים וקיום נייר טואלט וסבון במקום. שירותים שאינם מתוחזקים היטב מעידים על הזנחה גם במקומות אחרים. אינדיקציה נוספת שתוכלו לקבל מהשירותים במידה וכמות המוזמנים באירוע בו אתם מבקרים דומה לזו שלכם היא עד כמה מתקני השירותים הקיימים מספיקים.
וודאו מה כלול, ומה לא – וחתמו על כך
גם אם הבטיחו לכם הרים וגבעות בעל פה, דאגו שהכל יועלה על כתב ויסגר בחוזה. לפעמים תגלו כי דברים שהובטחו לכם בעל פה פתאום הופכים נשכחים במידה והם לא מועלים על כתב. אם סיכמתם על חניה חינם לאורחים, מספר מלצרים לשולחן או תאורה והגברה הכלולים במחיר האולם – דאגו שהדברים יהיו ברורים וכתובים בחוזה.
![10 הדברות לבחירת גן או אולם]( "10 הדברות לבחירת גן או אולם")
10 הדברות לבחירת גן או אולם
לא לשכוח את החניה
דאגו לודא כי יש מספיק חניה עבור המוזמנים שלכם. ודאו מה הם סידורי החניה. האם יש שילוט טוב במקום? תאורה? סדרן שיארגן את החניה למוזמנים? ודאו עם בעל אולם האירועים כי גם פרטים אלו נכללים בחוזה.
כמות המלצרים והצוות
אחת הנקודות החשובות שיש לוודא לערב בלתי נשכח הוא כי לכל שולחן מוקצים מספר מספיק של מלצרים. בנוסף דאגו שיהיו מספיק נקודות בר עבור האורחים, ובכל נקודה מספר מתאים של ברמנים. כדאי לסכם מראש על טיפ למלצרים ולצוות ולהבין אם גם הוא כלול במחיר האולם עליו סיכמתם. בכתב.
אוכל ושתייה
מרבית אולמות האירועים מספקים קייטרינג עצמאי. לפני שאתם חותמים ודאו מה בדיוק יקבלו המוזמנים. חשוב לטעום מהאוכל ולוודא כי הוא טעים לכם, לודא אילו אלטרנטיבות קיימות, ולוודא כי ישנה אפשרות להגיש מנות מסוגי כשרויות שונות עבור אורחים בעלי צרכים ודרישות כשרות מיוחדות, או עבור צמחוניים וטבעוניים. אם חשבתם להביא קייטרינג עצמאי וודאו כי המקום מאפשר זאת ואלו סוגי אישורים וכשרויות הוא דורש. אם בעל אולם אירועים מציע לכם שירותי ספקים מסוימים וחשבתם להביא ספק אחר ודאו כי ניתן לעשות זאת עם בעל האולם.
נגישות
אמנם מרבית המתחתנים הם צעירים, אולם חלק מהמוזמנים הם צעירים רק ברוחם. ודאו כי קיימת נגישות לבעלי מוגבלויות במידה ויש כאלו בין המוזמנים, ועבור המבוגרים יותר ודאו כי דרכי הגישה סלולות או מרוצפות, אין מכשולים וסכנות שעלולים להעיב על השמחה.
