אחת הנקודות החשובות ביותר באירוע שלכם היא נקודת
אישורי ההגעה וסידורי ההושבה. שני האלמנטים האלו הולכים יד ביד ומעצבים בצורה המדויקת ביותר את מפת האירוע שלכם, והם אלו שיכולים לתת את תמונת המצב הכי קרובה לזו שתתרחש ביום החתונה שלכם. הרבה זוגות ששומעים את צמד המילים "אישורי הגעה" או "סידורי הושבה" נרתעים וחוששים באופן אוטומטי, אבל היום הכנו לכם כתבה שתראה לכם שהשד לא כזה נורא כמו שמדברים עליו. יחד עם שני
מנהלי אירועים וחברה ש
אישורי הגעה וסידורי הושבה הם המומחיות שלה, אספנו לכם את כל המידע החשוב שיעניק לכם הרבה רוגע וקרקע יציבה מתחת לרגליים.
מתי להתחיל ואיך לעשות את זה הכי נכון?
אז למה בעצם אישורי ההגעה וסידורי ההושבה הם מפחידים כל כך? פשוט - כי זוהי הנקודה הראשונה בתכנון החתונה שלא תלויה רק בכם. בכל הנוגע לסידור השולחנות ולאישורי ההגעה נכנסים לתמונה עוד מאות אנשים, המוזמנים שלכם. בעוד שחלק מהם קרובים אליכם ויעשו לכם חיים קלים - יש כאלו שלא יהיה כל כך קל להשיג.
כדי להפוך את כל הסיפור הזה לפשוט יותר, תיכנס לתמונה חברת אישורי ההגעה וסידורי ההושבה שתיקח את המושכות לידיים. חברת "
הסדרנית" מסבירה לנו על התהליך שלב אחר שלב: "כחודש לפני שהזוג מתחיל לעבוד עם חברת אישורי הגעה, מומלץ מאוד שהמשפחה תזמין את האורחים לחתונה באופן פרטני. בתהליך אישורי ההגעה אנחנו שומעים לפעמים אורחים שאומרים לנו: 'לא קיבלתי הזמנה מהמשפחה אז לא אגיע לאירוע' ומנתקים את השיחה. אחרי שהזוג עובד על רשימת המוזמנים המסודרת, כדאי לפגוש את האורחים כדי לתת להם את ההזמנה ביד, לשלוח להם אותה בדואר או לשלוח בוואטסאפ את תמונת ההזמנה - זה אישי, מכבד וחשוב לתהליך האישורים".
אחרי שתזמינו את האורחים ויחלוף עוד קצת זמן, יתחילו סבבי אישורי ההגעה: "את אישורי ההגעה מומלץ להתחיל כשבוע וחצי לפני מועד האירוע - לא מוקדם מזה. אנחנו רוצים 'לדרוש' מהאורחים בצורה נעימה את התשובה הסופית שלהם לאישור ההגעה, ושבוע וחצי זה טווח לא רחוק ולא קרוב מדי לעשות את זה. את אישורי ההגעה כדאי לסיים עד שבוע לפני מועד החתונה, כי באופן הזה אנחנו משאירים מרווח של כמה ימים לזוג לעדכן את האולם בכמות המנות שעליה הם מתחייבים. בנוסף, בעזרת אישורי ההגעה הזוג יכול לשבת בנחת על סידורי ההושבה וללא לחצים מיותרים".
אז איך כל זה קורה בפועל? לחברות אישורי ההגעה יש שיטות מחושבות ומדורגות כך שלאורחים יהיה נוח לתת את המענה הדרוש מהם: "את אישורי ההגעה אנחנו מתחילים בהודעות SMS שמתפרשות על פני שלושה ימים. חלק מהאורחים יחזירו תשובה דרך ההודעה הזו, ומי מהם שלא ענו יצטרפו לסבב שיחות הטלפון שמתרחש בשלושת הימים העוקבים. המערכת שלנו מסודרת כך שכל התשובות נאספות ומתרכזות באותו המקום, וכל הנתונים נמצאים בשקיפות מלאה לזוג. אורחים שלא הצלחנו לתפוס יסומנו גם הם במערכת, כך שהזוג יודע בדיוק מי מהאורחים ענו ומי לא, וכמה מהם אישרו הגעה לעומת כמה שלא. בסוף כל הנסיונות אנחנו מנסחים הודעת סיכום לזוגות שכוללת את כל הנתונים הללו, כולל מספרי טלפון שגויים שלא הצלחנו לתפוס, ומפה הם יוצאים לסידורי ההושבה וההתחייבות מול האולם".
כשכל הנתונים בידיכם, משימת סידורי ההושבה הופכת לפשוטה יותר: "ההמלצה היא לקבל סקיצה מהאולם ולהתחיל לשבץ את האורחים בחישוב של שני קריטריונים: הראשון - קרבת האורחים לרחבה, והשני - ההושבה המשותפת עם אורחים שיש ביניהם קשר. הטיפ החשוב ביותר הוא להושיב אך ורק את מי שאישרו הגעה. לגבי אורחים שענו שהם מתלבטים או לא ענו בכלל - מומלץ לא למחוק אותם מהמערכת כי אולי הם כן יגיעו בסופו של דבר. כמובן שגם מבחינת ההושבה בשטח מומלץ להציב מישהו שיש לו ניסיון ויודע בדיוק אילו כסאות תפוסים, אילו פנויים, אילו כסאות מסומנים כרזרבה ואילו אורחים אכן הגיעו בפועל. הסנכרון בין הסידור המקדים לבין מה שקורה במציאות הוא קריטי, ולכן מומלץ להשקיע מאמצים מקדימים ולחסוך בעיות ביום האירוע".
כשמנהלי האירועים נכנסים לתמונה
אישורי ההגעה הסתיימו בהצלחה, סידרתם את ההושבה בצורה האידיאלית, והחתונה שלכם כבר כאן! אז איך אפשר לוודא שכל מה שתכננתם קורה כמו שצריך במהלך האירוע, בלי עיכובים ובלי בעיות? כאן נכנסים לתמונה אנשי המפתח של החתונה שלכם: מנהלי האירועים. מנהלי האירועים מביאים איתם את הניסיון והידע הדרושים על מנת להפוך את רגע ההושבה בשולחנות לרגע קצר, מהיר וקולע, שבסיומו כל אורח מתיישב בכסא שהוקצה לו ואוכל בנחת. אורחים שלא מוצאים את מקומם באולם הם אורחים כועסים ועצבניים, ואם לא זוג הידיים של מנהלי האירועים - כל העניין עלול לצאת משליטה ולגזול זמן רב מהחתונה.
המפיקה ומנהלת האירועים דני מור מסבירה לנו איך יכול להיווצר הסנכרון בין התכנונים לבין המציאות: "הזוג צריך לעשות סידורי הושבה בצורה מאוד מדויקת. אני תמיד מנחה את הזוגות שלי להושיב את כל האורחים לפי הצרכים שלהם, וגם להוסיף הערות: אדם מבוגר, אדם נכה, ילד, אורח צמחוני, אורח טבעוני ועוד. ככל שיש לי יותר מידע, ככה אני יכולה לתת מענה מדויק יותר לכל אורח ואורחת. ביום האירוע אני מסתובבת קבוע עם דו"ח ההושבה שמכיל את כל העבודה המקדימה שהזוג עשה, וביחד עם הסקיצה אני מושיבה את כל האורחים לפי ההנחיות ועם כמה שפחות בלאגן. זו עבודה מאוד מחושבת ומדויקת, וככל שההכנות הן טובות ומושקעות יותר - ככה הפערים במציאות קטנים יותר".
גם כשהבלת"מים קורים יש תמיד איך לפתור אותם, כשהדבר החשוב ביותר הוא ההיערכות המקדימה: "האולמות בדרך כלל עובדים על אוטומט, ומרבית מנהלי האירועים מטעם האולם לא מסתובבים עם דו"חות ההושבה. המערכות המקוונות שלהם מעודכנות, הפתקים מחולקים בכניסה ושם זה נגמר. מהסיבה הזו בדיוק יש לנו לפעמים פערים בשטח, כי המערכות לא תמיד מסונכרנות. מפה אנחנו עלולים להגיע למצבים של פתיחת רזרבות מיותרות וכמובן להוצאות נוספות בשווי אלפי שקלים לזוג. חשוב לזכור: סידורי ההושבה הם עניין מאוד מורכב שצריך להתייחס אליו ברצינות. אם יש לנו פערים ההשלכות הן גם תשלום מיותר על רזרבות שנפתחו וגם עיכובים משמעותיים בזמני האירוע".
אחרי שהשקעתם כל כך הרבה כספים בחתונה, חברת אישורי ההגעה היא האחרונה שעליה אתם רוצים לחסוך את הכסף: "תקחו חברה שאין לה באגים, חברה שיש לה מוקד חי לפתרון בעיות. אני רואה זוגות שמשלמים יותר מ-100,000 ש"ח על חתונה אבל חוסכים ב-200 ש"ח רק כדי לקחת חברת אישורי הגעה זולה יותר, ונופלים בפח. כשזוגות סוגרים איתי תאריך לניהול חתונה, מבחינתי חברת אישורי ההגעה שלהם היא תנאי סף עבורי כדי לדעת שהאירוע יעבור בנחת. אני תמיד אומרת שעדיף לשלם עוד כמה שקלים על חברת אישורי הגעה אמינה ומקצועית מאשר לחסוך ולהסתכן במצב של אורחים שאין להם איפה לשבת או שיושבים במקום לא רלוונטי עבורם".
מנהל האירועים גל לוין שופך עוד אור על נושא אישורי ההגעה, ונותן טיפ שיעזור לכם לקבל תמונת מצב כללית: "אני תמיד ממליץ לזוגות להוריד מראש 20% מכמות המוזמנים ולאחר מכן להוריד 10% נוספים מאישורי ההגעה. אלו הסטטיסטיקות הנפוצות בתחום שכבר מהן ניתן להבין כמה אורחים פחות או יותר יגיעו בפועל. אחרי שעברנו את השלב הזה אנחנו מתחילים עם סידורי ההושבה והרזרבות - שלב שמומלץ לא להקל בו ראש".
בזמן ההושבה בפועל מנהלי האירועים החיצוניים חייבים לעבוד בשיתוף פעולה יחד עם מנהלי האירועים מטעם האולם: "המטרה היא לעבוד באינטראקציה הכי טובה שיש. בסופו של דבר אני מגיע כדי לדאוג לאינטרס של הזוג מבחינת ההושבה, ומנהל האירוע מטעם האולם מבין את העבודה שלי ומכבד אותה מאוד. בדרך כלל מנהל האירוע מטעם האולם יעזור בזמן ההושבה כדי שנוכל להעביר יחד את האירוע על הצד הטוב ביותר".
עם כל העבודה המשותפת והטובה, בכל אופן קיימים פערים שחשוב לצמצם: "סידורי ההושבה יכולים לחסוך לכם המון כסף, ובתור מנהל אירוע חיצוני הם עוזרים לי לשמור על האינטרס שלכם. לצורך הדוגמה, זוג שלא עושה סידורי הושבה יתחייב לפי שולחנות מלאים, כלומר לפי 12 אורחים בשולחן, במקום להתחייב פר כסא. לעומת זאת, כשאנחנו מסדרים את הסקיצה לפי כסאות ולא לפי שולחנות אנחנו חוסכים אלפי שקלים. האינטרס של האולם הוא תמיד לפתוח את הרזרבות, אבל כשאנחנו מסדרים את הכסאות בצורה מסודרת ומונעים פתיחת רזרבות מיותרת אנחנו חוסכים בין 9,000-30,000 ש"ח באירוע, כתלות במספר האורחים".
מאשרים, מסדרים, חוסכים ועושים לעצמכם חיים קלים
כתבות נוספות שיעניינו אתכם:
"ככל שההכנות טובות ומושקעות יותר - ככה הפערים במציאות קטנים יותר". | תמונה: Dani Mor | דני מור הפקה וניהול חתונות
"המטרה היא לעבוד באינטראקציה הכי טובה שיש. בסופו של דבר אני מגיע כדי לדאוג לזוג" | תמונה: גל לוין מנהל אירועים | Yaga Producions
