אל תפספסו: מה בודקים לפני שסוגרים?

אחד מבעלי התפקידים המשמעותיים ביותר בחתונה הוא הרב או עורך הטקס שלכם. טקס החופה הוא הרגע המרכזי ביותר בחתונה, ובו מתכנסים כל האורחים שהזמנתם - החל מהמשפחה הקרובה ביותר, דרך החברים הטובים ועד השכנים של ההורים. אפילו הצוות של גן האירועים מצטרף לפעמים לחלק הזה - זה עד כמה הוא מרגש, חשוב ומשמעותי.

מהסיבה הזו בדיוק, רגע לפני שתבחרו את עורך הטקס שלכם דיברנו עם הרב אהרון פינקלשטיין. ביחד איתו הבנו מה ההבדל בין רב לרב, ומה מומלץ לבדוק איתו מראש: "בראש ובראשונה חשוב לוודא שהרב מקבל אישור לעריכת חופה וקידושין מהרבנות המקומית. אחרי שיש לנו את האישור הזה, בדקו שמתקיים חיבור טוב ביניכם לבין הרב. את החיבור ניתן לבדוק בפגישה המקדימה טרום החתונה, בה מדסקסים ומעלים בעל פה ובכתוב את כל ההרהורים, הרצונות והמחשבות לגבי טקס החופה. זה הזמן להעלות בפניו בקשות מיוחדות, שירים, אזכור של קרובים שהלכו לעולמם או שמכבדים אותנו בנוכחותם ועוד. דברו גם על אופי הטקס והנראות של הרב - האם הוא מגיע בסגנון חרדי? האם בסגנון ציוני-ישראלי? הזוג צריך לתאם עם רב שנראה ומעביר את הטקס בדיוק כמו שראיתם ורציתם בעיני רוחכם. חוסר תיאום בדברים האלו עלול להוביל לציפייה מסוימת, כמו רב שמגיע עם חליפה ועניבה, לצד מציאות שבה הוא מגיע עם מעיל ארוך וכובע. כמו כן, דברו איתו על זמני החופה מראש. אם לא תגידו לרב שאתם מעוניינים בטקס קצר וקליל של רבע שעה, הטקס עלול להתפרש גם על פני 40 דק' ויותר. הפערים האלו מובילים למצבים שמאוד לא נעים להתמודד איתם ביום האירוע. אל תתביישו להגיד את הדברים, ובהתאם תוכלו להימנע מאכזבות".

היות וטקס החופה מתאפיין לרוב בשירים ובברכות, מדובר על נושא שגם אותו חשוב להעלות בפני הרב: "וודאו אם הרב בקיא ובעל כשרונות בשירה, חזנות או פייטנות, או שנדרש לשלב בינו לבין חזן, זמר או פייטן נפרד. יש רבנים שעושים טקס נהדר אבל שירה היא לא הצד החזק שלהם. מכאן יכולים לקרות שני דברים - או שלא יהיה חלק שירה בטקס, או שהרב ישיר ויזייף - דבר שלא נעים שיקרה במהלך הטקס".

ויש גם כמה פרטים טכניים: "כל נושא העלויות הוא נושא שחשוב לשפוך עליו אור כדי להימנע מהפתעות. הרבה זוגות חושבים שעלות פתיחת התיק ברבנות כוללת גם את עלותו של עורך החופה, אך הדבר לא נכון. הרב בדרך כלל יגבה סכום מסוים עבור עריכת הטקס, ובמקביל תשולם אגרה לרבנות המקומית עבור פתיחת התיק. כמו כן, סכמו על דרכי התקשורת עם הרב, וקשרו אותו לאנשי הקשר מטעמכם שיהיו זמינים. כמובן שהדבר רלוונטי גם לרב, ויש לקבל ממנו את כל דרכי התקשורת כדי לוודא איתו היכן הוא ומתי יגיע".

כשאתם סוגרים אטרקציה תהיו בטוחים שהיא עומדת להקפיץ את האירוע בכמה רמות. אבל רגע, איך בדיוק זה קורה? בכל מה שקשור באטרקציות וודאו שאתם מקבלים בדיוק את מה שמגיע לכם - לא פחות, ואולי אפילו קצת יותר.

"המגנט הלוהט" מספרים ששקיפות מלאה בין הזוגות לבין הספקים היא עניין של חובה לפני הסגירה, בפרט בתחום המגנטים לחתונה: "הזוגות צריכים לדעת בדיוק מה הם מקבלים מהספק, וככל שהדברים נכתבים באופן מפורט וברור - ככה יותר טוב. יש חשיבות גדולה לעריכת חוזה שמסכם את כל נושאי השיחה ואת פרטי החבילה שהוצעה לכם. לצורך הדוגמה, אנחנו מתחייבים שצלם המגנטים שלנו יגיע כחצי שעה לפני קבלת הפנים כדי להכין את העמדה ולהתמקם, ולפעמים אנחנו אפילו מגיעים למקום לפני הזוגות. אנחנו מלווים את האירוע יחד עם צלם הסטילס, ודואגים לגשת לאנשים ולהציע להם להצטלם כדי שתהיה להם מזכרת. הזוגות יודעים מבעוד מועד שגם אנחנו יוזמים את התמונות עם האורחים, ושהם לא צריכים לרדוף אחרינו בשביל תמונה. אצלנו הכל בחיוך ובנועם".

נושא הזמנים הוא קריטי לא רק לתחילת האירוע, אלא גם ואולי בעיקר לסופו: "וודאו את משך זמן הצילום באירוע. אצלנו אין הגבלה מהבחינה הזו. חשוב לנו להשאיר את האורחים והזוגות עם תיעוד פיזי שמעיד על ההשתתפות בחוויה כולה - כבר משלב קבלת הפנים, דרך טקס החופה המרגש ועד האוכל והמסיבה. בהמשך לזה, אין אצלנו הגבלה על כמות המגנטים המתקבלת. כמובן שעוד חלק שחשוב לעשות הוא להתאים את המסגרת הרצויה למגנט, כולל שמות הזוג ותאריך האירוע. אנחנו רוצים להתאים לכל זוג את המסגרת המיוחדת עבורו, ולעשות את זה מראש כדי למנוע עיכובים ביום האירוע. החוכמה היא להבטיח שכל הדברים האלו ידועים וחתומים מראש בחוזה - ככה מצמצמים מקום לטעויות".

ומה קורה עם התמונות שצולמו באירוע? גם את זה כדאי לתאם מראש: "וודאו כבר במעמד הסגירה כמה זמן ייקח לצלמים להעביר לכם את כל התמונות באופן דיגיטלי. אצלנו זה קורה עד 3 ימים אחרי החתונה, אבל יש מקומות שזה לוקח גם יותר. בדקו גם מהן בדיוק החבילות שמוצעות לכם - רק מגנטים קטנים? שילוב של מגנטים מוגדלים? בלוקים? תדעו לקראת מה אתם הולכים ועל מה אתם משלמים, אז הכל יצא כמתוכנן באירוע. לנו, למשל, יש מגוון רחב מאוד של אופציות לחבילות השונות - חבילה של בלוקים עם תמונות, מגנטים מוגדלים, חבילת מגנטים זוגיים אישיים ועוד. לשלושת החודשים הקרובים יש לנו גם הנחה של 500 ש"ח, אז הזוגות מקבלים את אותן החבילות במחיר הרבה יותר משתלם".

לבחור דיג'יי לחתונה זו משימה לא פשוטה, וגם אם כבר מצאתם את האחד שלכם - חכו! יש עוד כמה דברים שחשוב לוודא איתו מעבר למסוגלות שלו לבנות פלייליסט מושלם עם מיקסים ייחודיים ויצירתיים.

דיג'יי פרץ גלאס מסביר לנו שהדיג'יי הוא הרבה יותר מאוזניות, מחשב ומיקסר - הוא ממש לב האירוע: "בגלל התפקיד המשמעותי של הדיג'יי, בדקו בשלב הראשון שהוא מתאים לכם מבחינה מוזיקלית, וזורם עם הראש שלכם ושל הקהל. הגמישות של הדיג'יי והיכולת שלו להתאים את עצמו ואת המוזיקה בהתאם למה שמתרחש באירוע הן קריטיות. למשל, יש אירועים שמגיעים אליהם יותר מבוגרים ממה שהזוג חשב בהתחלה, ואז הדיג'יי צריך לתת לזה מענה מוזיקלי. אז חיבור ושיח עם הדיג'יי, הבנה מוזיקלית וגמישות - הם הבסיס להכל. אחרי שבדקתם את זה כדאי לגעת גם בכמה פרטים טכניים, כמו ביטוח צד ג' וציוד גיבוי שהדיג'יי מביא איתו. יכולים לקרות המון דברים לאורך האירוע שיצריכו את הפעלת הביטוח או השימוש בציוד הגיבוי, החל מאורח ששפך בטעות משקה על הציוד והוא לא עובד, ועד הפסקת חשמל ששרפה את הקונטרולר. בלי הדברים האלו - פשוט אל תחתמו על החוזה. בהקשר של האולם או גן האירועים - זה גם הזמן לוודא שיש בו גנרטור למקרה של הפסקת חשמל".

כדי לא לגלות ב-2 בלילה שהאירוע שלכם נגמר, וודאו גם את שעות העבודה של הדיג'יי: "שעות העבודה משתנות מדיג'יי לדיג'יי וחשוב לוודא אותן מראש. תשאלו את הדיג'יי כמה זמן לפני האירוע הוא יגיע למקום כדי להתמקם, עד איזו שעה הוא ישאר ללא תשלום והחל מאיזו שעה הוא יגבה תשלום נוסף. כמובן שיש כאן מקום גם למשא ומתן, אבל חשוב לעשות אותו כבר במעמד הפגישה. בנוסף, מבחינת האולם או הגן, תוודאו שיש בהם מערכות הגברה ותאורה תקינות ואיכותיות, יחד עם אנשי מקצוע שיודעים להתמזג עם המוזיקה. הכל ביחד ישפיע על האווירה והסאונד ברחבה".

ובאופן כללי, מומלץ להקיף את עצמכם בספקים שהם קודם כל אנשים טובים: "תוודאו שלספקים שלכם יש לב רחב, שהם מחייכים ונותנים את הלב והנשמה כבר מהרגע הראשון. זוגות מתחתנים הם זוגות שעוברים קשת של רגשות - הם מתרגשים, שמחים, עצבניים ולחוצים. צריך להכיל אותם בסבלנות ולעשות להם אווירה טובה, וזה דבר בסיסי מאוד לוודא לפני סגירת החוזה"

כמעט ואין היום חתונה שמתקיימת ללא צילום וידאו וסטילס. מדובר בתחום נפוץ בעולם החתונות, כל ספק מביא איתו חבילות אחרות, זמני עבודה שונים וצוותים בגדלים משתנים. כדי להגיע ליום החתונה בנחת, תצטרכו לוודא שכל אחד מהנושאים הללו מעוגנים בתוך חוזה מסודר.

הצלם טל שטאל מדגים לנו את ההבדלים בין הצלמים השונים, ומספר איך הדברים עובדים בחברה שלו: "לכל צלם יש את הגדרת זמני העבודה שלו - יש כאלו שמצלמים עד 12 שעות ויש כאלו שפחות. זמני העבודה צריכים להיות שקופים לכם לפני חתימת החוזה, ואם אתם רואים שהזמנים פחות מתאימים לכם - מומלץ לשתף את הצלם בתחושות ולהגיע לעמק השווה. חשוב גם לוודא שאתם מקבלים חבילה ללא הגבלת כמות של תמונות. הצלמים צריכים לצלם כל רגע מרגש ולא לחשוב פעמיים אם להקליק או לא - דמעות, חיוכים, אושר, חיבוקים ועוד. התפקיד שלנו הוא לתפוס פריימים עוצרי נשימה".

כמה צלמים עומדים להגיע לאירוע שלכם? אם תשאלו מראש - לא תופתעו: "גודלו של צוות הצילום נקבע בהתאם לכמה קריטריונים, כמו הצורך של הזוג, סוג האירוע וכמות הקהל. לחתונה של 100 איש יגיע צוות קטן יותר מאשר לחתונה של 600 איש, ולהיפך. סכמו מראש את גודל הצוות שיגיע כדי שלא יהיו פערים ברגע האמת. גם בכל מה שנוגע לזמני העברת התמונות, מומלץ לדבר עם הצלם מראש. אם הסיכום הוא שתקבלו את התמונות יום אחרי האירוע, סביר להניח שלא תקבלו תמונות איכותיות שעברו עריכה ועיבוד. הצלמים אמורים לתת שירות מקיף שכולל סינון של התמונות הפחות טובות, חלוקה לתיקיות מסודרות, עריכה ורק בסוף שליחה של התמונות. העריכה נותנת את הערך המוסף, ולכן בדרך כלל התמונות יעברו אליכם בין שבועיים לעד 3 חודשים אחרי האירוע".

בדקתם? ווידאתם? סגרתם? מעולה! אתם על המסלול הבטוח אל עבר האירוע המושלם. זה הזמן למצוא את יתר הספקים שעדיין לא סגרתם בעמוד "נותני השירות" שלנו, ולבדוק גם איתם את כל מה שחשוב. בהצלחה!