תכנון חתונה: הדברים שלא יספרו לכם

המוזיקה היא האחראית על הצפיפות הנפלאה ברחבת הריקודים שמעידה על כך שכל האורחים והאורחות נהנים. לצד המוזיקה, קיימים לא מעט אלמנטים שתומכים בה וגורמים לרחבת הריקודים להישאר מלאה מתחילת המסיבה ועד סופה.

חברת PNB music עוסקת כבר שנים במתן שירותי מוזיקה לאירועים ברמות הגבוהות ביותר, ומספרים לנו על המעטפת שסובבת סביב רחבת הריקודים וחשוב להקפיד עליה: "אחד הדברים שהכי חשוב להקפיד עליהם הוא הגשת הקינוחים והאפטר פארטי בתוך הרחבה. כשמגישים את הקינוחים לשולחנות - הרבה מהאנשים לא שמים לב ומפספסים אותם. זה הרבה פחות אטרקטיבי, ואם כבר מישהו שם לב אליהם - הוא צריך לעזוב את רחבת הריקודים כדי לטעום מהם. יצא לנו לקחת חלק באירוע שבו הקינוחים הוגשו בחלל אחר לחלוטין, ופתאום הרחבה התרוקנה לגמרי לכמה דקות. ברגע שהכל מגיע לרחבת הריקודים המלאה - הקינוחים, האפטר פארטי, אטרקציות כמו בר קוקטיילים ועוד, אנחנו יכולים לשמור על הפלואו של המסיבה, מונעים עצירות מיותרות ומייצרים זרימה ששום דבר לא פוגע בה".

גם תכנון סדר האירוע הוא דבר חשוב ביותר. זוגות שנותנים זמן רב מדי לארוחה או שמסדרים את האירוע בצורה לא מספיק מחושבת, עלולים לגרום לאירוע להפוך למשעמם, מייגע וכזה שמרבית האורחים עוזבים אותו בשלב מאוד מוקדם. המלצה נוספת היא לדאוג למנהל אירוע חיצוני, שיוכל להקפיד על כל הדברים הקטנים והגדולים לאורך האירוע: "היינו באירוע שבו מנהל האירוע מטעם האולם לא היה 'על זה' בכלל - הוא הוציא את המנה העיקרית ואת הקינוחים ביחד, האור באולם נשאר דולק, וכל זה בזמן שהארוחה נמרחה והמסיבה התעכבה. כל הדברים האלו "מורידים" לאורחים ומזרזים את סוף האירוע, וחבל. מומלץ לשים איש קשר מטעמכם או לדאוג למנהל אירוע חיצוני, מישהו ש'יושב' על הצוות של האולם ושם לב איך הדברים קורים בפועל. האינטרס של האולם הוא לתקתק את האירוע ולהיות כבר אחרי הקינוחים כדי להתחיל לספור את הזמן לאחור, אבל אנחנו בתור דיג'ייז רוצים בדיוק את ההיפך - שיהיה כיף, שתהיה מסיבה טובה, ושכל מה שקורה יוביל לרחבה פעילה ומהנה ולא להסתלקות מהירה של האורחים. בנוסף, מומלץ להתייעץ עם הדיג'יי שלכם על סדר האירוע. מהניסיון שלנו אנחנו יודעים איך הכי כדאי לבנות את החתונה ככה שתהיה כמה שיותר זרימה לרחבה, ולהרקיד אותם כמו שאנחנו יודעים ואוהבים".

הפתעות הן ממש דבר נחמד בשגרה, אבל תאמינו לנו - ביום החתונה שלכם הן הדבר האחרון שאתם רוצים או צריכים. בזמן תכנון החתונה אתם צריכים לחלוש על כל הנושאים החשובים, לוודא את הפרטים הכי קטנים, לעגן אותם בחוזה ולהגיע רגועים, בטוחים ולא מופתעים ליום האירוע. ככל שתכירו יותר לעומק את הפרטים מראש, כך תוכלו להציף אותם מול הספקים שלכם ולהגיע להבנות.

חברת "וניל צלמים" מביאה איתה לא מעט ניסיון בתחום הצילום, ובהתאם יודעת לתת לכם כמה פרטים חשובים שאסור לפספס לקראת החתימה על חוזה העבודה עם הצלמים שבחרתם: "הרבה זוגות בוחרים בחברת צילום שמתוכה נבחר צוות הצלמים ליום האירוע, באופן אקראי לחלוטין. ההמלצה שלנו היא לבחור בצלם ספציפי, להיפגש איתו לפני, לוודא שהוא זה שמלווה אתכם ביום החתונה ושמתקיים ביניכם קשר אישי. זה חשוב כי הצלם נמצא איתכם לאורך 90% מיום האירוע, אז חיבור טוב וכימיה הם הכרחיים. בנוסף, ברגע שאתם יודעים מול מי אתם עובדים אתם יכולים להיות בטוחים שכל מה שסגרתם מראש יתבצע כמתוכנן גם ביום האירוע. חשוב מאוד להגדיר שעות התחלה וסיום של הצילומים, לדעת בדיוק מתי הצלם מגיע ומתי הוא הולך, ולוודא שהוא נמצא שם בכל רגעי היום - החל מההתארגנות, דרך המפגש והיציאה לצילומים, ועד האירוע עצמו כמובן. 

שימו לב שבמסגרת החוזה אתם מתחייבים לשעות העבודה של הצלם ולתוספת תשלום במידה והוא מתבקש לחרוג מהן בפועל, אז וודאו שהצלם שלכם לא בורח ב-12 בלילה אלא נשאר עד השעות המאוחרות יותר של שיא המסיבה. חשוב מאוד גם לדעת מה בדיוק אתם מקבלים מהצלם שלכם - האם החבילה כוללת אלבומים לכם וגם להורים? האם הוידאו כולל רק קליפ היילייטס או גם קליפים נוספים? האם הוא מגיע על דיסק און קי או בצורה אחרת? תוודאו שהכל יהיה מפורט ומסודר, ושכל מה שאתם מסכמים בעל פה יהיה כתוב וחתום בחוזה".

המלצה נוספת וחשובה לא פחות נוגעת לצילומים, בחירת הלוקיישנים ומזג האוויר. הרבה זוגות מתעקשים על כל מיני דברים קטנים שמסבכים את האירוע, אבל בתכנון מקדים ומחושב הכל יכול להתאפשר בנחת וברוגע: "הצלם יודע איפה יותר כדאי להצטלם, ומספיק שהזוג נותן את הויז'ן שלו ומספר איזה סגנון יותר מדבר אליו - טבע ירוק או מוזיאון עתיק, כדי להיות רגוע ולהעביר את המושכות לצלם. למשל, יש זוגות שמתחתנים בקיץ בשביל הצילומים בחוץ, ויש זוגות שמתחתנים בקיץ אבל סובלים מאוד מהחום. אנחנו בתור צלמים יודעים לזהות את הצורך בזמן אמת ובמידת הצורך להחליף לוקיישנים. בנוסף, מצד הזוג חשוב לדאוג לקיט טאצ' אפ לחיזוק האיפור, מגבונים ללכלוכים או כתמים שעלולים להיווצר במהלך היום והמון המון מים".

אין ספק שאולם האירועים שבו תבחרו ירצה בטובתכם וידאג שהאירוע שלכם יצא על הצד הטוב ביותר, אבל בסופו של דבר הוא חושב גם על טובתו האישית והעסקית. כדי שתוכלו לתכנן את החתונה ולוודא שאתם אכן מקבלים בה את הטוב ביותר, סידרנו לכם הצצה למאחורי הקלעים שתסביר לכם בדיוק איך לעשות את זה נכון.

אולם האירועים "AMORE - בית לאירועים בעיר" מסבירים לנו בראש ובראשונה מהו סדר האירוע הכי מומלץ כדי לגרום לכולם ליהנות מהרגע שבו כף רגלם דורכת במקום ועד הרגע שבו הם עולים בחזרה על האוטו בדרכם הביתה: "כשמדובר בתכנון חתונה - אין כמו החתונה הקלאסית. אנחנו ממליצים לדבוק במסורת - הקהל מגיע לקבלת הפנים החגיגית שלאחריה נערכת החופה. בתום טקס החופה הקהל נכנס לתוך האולם, שם ממשיכים לישיבה סביב השולחנות והגשת המנה העיקרית לכל אורח ואורחת. אחרי הארוחה אפשר להקרין סרטון או להציג את ריקוד הסלואו של הזוג, ומיד לאחר מכן מתחילה מסיבת הריקודים שכוללת את המנות האחרונות והמתוקים".

על מנת להקל עליכם, קיבלנו מצוות האולם עוד המלצה חמה במיוחד שהרבה זוגות לא משתמשים בה בדרך כלל, ועלולים בסופו של דבר לשלם על זה ביוקר: "אישורי הגעה זה כל כך חשוב. הדבר הקטן הזה, שלפעמים לא נותנים לו מספיק חשיבות, יעשה לכם המון סדר ונחת ואפילו יחסוך לכם לא מעט כסף. הנה המדריך שממש מומלץ לקרוא כשמתארגנים לקראת היום הגדול: בתוך כל הארגונים וההחלטות לחתונה שלכם אתם כנראה לא שמים את אישורי ההגעה במקום גבוה במיוחד בסדר העדיפויות. דווקא מרכיב 'טכני' כזה של ארגון החתונה הוא משמעותי הרבה יותר ממה שאתם חושבים. אישורי ההגעה לחתונה הם גורם קריטי בחישוב עלות החתונה שלכם, סידורי ההושבה במהלך הארוחה ואפילו לגבי האווירה הכללית בחתונה".

אולי אתם לא יודעים את זה, אבל בתור זוג שמתכנן חתונה אתם הופכים למפיקים לכל דבר ועניין. אתם אלו שבודקים, סוגרים מחירים, מתמקחים ומתאמים, ולפעמים התפקיד הזה יכול להיות קשוח ומתיש. כדי שתוכלו לעשות את זה נכון יותר תוכלו תמיד להיעזר במפיק או מפיקה מקצועיים, אבל אם תחליטו לעשות את זה לבדכם - חשוב לנו שתהיו מצוידים בנקודות שיוכלו לעזור לכם בדרך.

בדיוק בשביל זה דיברנו עם המפיקה שיר בן יאיר, שמתוך הניסיון, הגישה התקתקנית והאינטרס שלה לשמור על הזוגות מצליחה לזקק את הידע שלה לכמה נקודות מאוד משמעותיות עבורכם: "הזוגות מגיעים חסרי ניסיון להליך תכנון החתונה, אבל יש דבר אחד מרכזי שהם יודעים מראש - הם לא רוצים להפסיד כסף על החתונה שלהם. אני תמיד אומרת שלפני החתימה, עם כל ספק שהוא, אפשר תמיד לפתוח את החוזה, לעבור סעיף סעיף ולראות מה מתאים לנו ומה פחות. הרבה זוגות מופתעים כשאני מתווכחת על סעיפים בחוזה ומנסה לשנות, להוריד או להוסיף, כי הם בטוחים שהחוזה שאותו הם מקבלים זה החוזה שעליו צריך לחתום. עם קצת התמקחות אפשר לחסוך הרבה מאוד כסף, להוסיף יותר סעיפי הגנה וכמובן ליהנות מכל מיני תוספות, שדרוגים ופינוקים. זכרו - מה שלא רשום לא תופס, והספקים לא זוכרים וגם לא רוצים לזכור את מה שלא כתבתם בחוזה. בנוסף, הרבה ספקים עובדים בשיטת 'מצליח' ומציגים את החוזה כמו שהוא, אבל לפני החתימה הזוג נמצא בעמדת הכוח שאפשר לנצל אותה. אני אומרת - תדרשו הכל, מקסימום תצליחו. אפקט נוסף שנוצר מתוך זה הוא שהספקים יבחינו שאתם חדים ושמים לב לכל דבר, ויבינו שאיתכם אין משחקים".

יש כל מיני דרכים להוזיל את האירוע כחלק מתכנון החתונה שלכם, ואם תבואו גמישים ופתוחי ראש - תוכלו לחסוך לעצמכם אלפי שקלים: "שימו לב לעונה, לתאריך, למשחק עם הימים בשבוע ולמיקום של האולם. לפעמים שווה להתרחק טיפה מבחינה גיאוגרפית, לדאוג להסעות ולייצר חיסכון כספי משמעותי. לפעמים זה עניין של עוד רבע שעה או 20 דק' נסיעה לפה או לשם עבור האורחים, ומבחינתכם בתור זוג מדובר על משמעות כלכלית גדולה מאוד".

ואם מתחשק לכם להשאיר את הדאגות למישהו אחר, אתם תמיד מוזמנים לשכור את שירותיהם של מפיקים מקצועיים שישמחו לקחת מכם את הטרטור והלחץ: "בעיניי, מפיקים מטעם הזוג זה הכרחי, כי הם הגורם היחיד שבאמת משקיע בזוג כדי להגן עליו ולשמור על האינטרסים שלו, גם בתכנון האירוע וגם במהלכו. לפעמים צריך לקבל החלטות ברגע האמת ולהתמודד עם בלת"מים בדרך, ואנחנו בתור מפיקים בשטח יודעים לתפעל את הכל ככה שלפעמים הזוג אפילו לא יודע שקרה משהו. יש אירועים שאחריהם אני מספרת לזוג שהתנור התקלקל או שאחד הנגנים איחר, ולהם בכלל לא היה מושג. החכמה היא לשמור על האירוע זורם וחלק, ולעשות הכל כדי שהוא יצא לפועל בדיוק כמו שתוכנן. אני אומרת אם כבר מרימים אירוע כזה של פעם בחיים - שיהיה מושלם בדיוק כמו שחלמתם עליו".

כל הדברים האלו הם דברים שאף אחד לא יטרח לספר לכם, והם משמעותיים ביותר בדרך להפוך את תכנון החתונה שלכם להרבה יותר קל, פשוט ונעים. זה הזמן לקחת מחברת ועט, לתמצת את הכתבה שלנו לראשי פרקים, ולהיעזר במידע החשוב הזה לכל אורך הדרך. ואם מתחשק לכם להתחבר לספקים מומלצים שיעשו לכם חיים קלים מההתחלה ועד הסוף - היכנסו לעמוד "נותני השירות" שלנו וקראו חוות דעת אמיתיות מתוך הניסיון של זוגות שעשו את זה קודם. בהצלחה!

כתבות נוספות שיעניינו אותך:
פחות, אבל הרבה יותר: ארגון חתונה קטנה
ארגון חתונה לבד: שלב אחרי שלב
ארגון חתונה - כל הסודות מאחורי הקלעים
מנהל אירוע - מה תפקידו?