חשוב לנו כבר עכשיו לספר לכם שלא כל הנוצץ זהב, ולפעמים מקום שהתאהבתם בו לא בדיוק יעמוד בסטנדרטים שאיתם אתם צריכים להגיע לפגישה, וגם ההיפך הוא נכון - מקום שנדמה שלא יוכל לספק לכם את מה שאתם צריכים, יעלה, ברגע האמת, על כל הציפיות. אז מה חשוב לבדוק רגע לפני שאתם בוחרים את מקום החתונה שלכם?
יש דברים שלא מתפשרים עליהם
בהמשך נפגוש כל מיני קריטריונים שאפשר לשמור על מידת גמישות כלפיהם, ואולי אפילו "להחליק" אותם, אבל אנחנו רוצים להתחיל דווקא עם הדברים שבלעדיהם ממש לא כדאי לכם לסגור עם המקום. אנחנו מדברים כאן, כמובן, על הכלת כמות המוזמנים, רישיון העסק, אבטחה, ביטוח צד ג', דמי ביטול, גנרטור, ניקיון ונגישות. אז נכון שלא כיף לדבר על בירוקרטיה וטפסים, אבל תאמינו לנו - אתם ממש לא רוצים להיתקע בלי אחד או יותר מהדברים האלו.
את גודל האולם ואופציית הכלת המוזמנים שלו כדאי לבדוק כבר בשיחת הטלפון הראשונית, עוד לפני שהגעתם למקום. מתכננים שלאירוע שלכם יגיעו 600 אורחים? אולם שיכול להכיל רק 300 אורחים הוא לא ממש רלוונטי עבורכם. גם ההיפך הוא הנכון בחלק מהמקרים, כלומר חתונות עם כמות קטנה של אורחים שנערכות באולמות ענקיים, הן חתונות שנראות דלות מדי. בקיצור, כדאי לבדוק את זה מראש, שלא תבזבזו זמן מיותר על פגישה.
רישיון העסק הוא המסמך שמעיד על כך שהאולם או הגן מחזיקים בכל המסמכים והאישורים הדרושים כדי לפעול בצורה תקינה. מדובר כאן על אישורים מטעם גופים כמו המשטרה, מכבי אש, משרד הבריאות וכו', שמעידים על כך שהמקום מתחזק את עצמו ברמה ובסטנדרטים גבוהים, ומספק לאורחים שמגיעים אליו מעטפת של ביטחון מכל היבט שהוא. בלי רישיון כזה - ממש אין על מה לדבר. דרך אגב, חשוב לציין שחלק מהאולמות נמצאים בהליך של הנפקת רישיון עסק, ובינתיים יוכלו להציג מסמכי אישור זמניים מטעם הגורמים השונים שמעורבים בעניין.
אבטחה היא אחד הנושאים המרכזיים באירוע שלכם. אנחנו גרים במדינת ישראל, וכידוע גם כשעל פניו הכל נראה רגוע, המצב הבטחוני כאן תמיד מבעבע. הצבת מאבטחים באולם היא זו שיכולה להבטיח שהאירוע שלכם יעבור בשלום, ולכן חשוב לוודא שהאולם מספק אותה.
ביטוח צד ג' הוא לא רק חשוב, הוא קריטי. כמו כל פוליסת ביטוח שאתם רוכשים במהלך החיים שלכם, ליתר ביטחון, כך גם באירוע החתונה שלכם אתם חייבים לדעת שהאולם מחזיק בביטוח שכזה. אם, חס וחלילה, אורח יחליק ויפגע, ציוד יתנתק ממקומו ויפגע במי מהאורחים ועוד - אתם צריכים להבטיח שיהיה מענה הולם לעניין מבחינת כיסוי ופיצוי, ושהאולם הוא זה שיטול אחריות למקרה. בלי ביטוח כזה - אנחנו ממליצים שתקחו את הרגליים ותצאו מהמקום.
סעיף דמי הביטול הוא סעיף שמאז ומתמיד היווה חלק חשוב בכל חוזה, אבל בעקבות משבר הקורונה והמבצע הצבאי האחרון הוא תופס הרבה יותר מקום בשולחן המשא ומתן עם האולם. אולמות רבים הבינו שסעיף דמי הביטול צריך להיות הרבה יותר גמיש ממה שהוא היה עד היום, ולכן חשוב לוודא בדיוק מה האולם מציע לכם, כי כמו ששנת 2020 כבר הראתה לנו - הכל, אבל הכל יכול לקרות.
"היי, מה קרה למוזיקה ולאורות?"
אולם האירועים משתמש בכל אירוע מחדש בכמויות אדירות של חשמל. תחשבו על זה - האורות בפנים, האורות בחוץ, המטבח, הדיג'יי - מי לא משתמש בחשמל? ואז, ברגע אחד של חיבור כאבל תקול לשקע, לדוגמה, בום! ויהי חושך. מזעזע, לא? אז זהו, שאנחנו מגיעים כאן לעוד דבר שאסור לוותר עליו בשום פנים ואופן - הגנרטור. האולם אמור להיות ערוך לסיטואציה של נפילת חשמל, ולהפעיל באופן אוטומטי את הגנרטור שיחזיר את האולם תוך שניות, ולפעמים אפילו בלי שאף אחד ירגיש בזה, לפעילות תקינה.
שני הסעיפים האחרונים שעליהם אסור לכם להתפשר עליהם הם ניקיון ונגישות. הניקיון הוא הכרחי - בקבלת הפנים, במטבח, ברחבת הריקודים, בבר ובכל פינה אחרת שקיימת באולם. אה, וכמעט שכחנו - בשירותים! חווית השירותים של האורחים צריכה להיות מופתית, כי עם כל הכבוד, הם נמצאים באירוע מכובד, ולא בתחנה המרכזית הישנה. וודאו שבמהלך האירוע מסתובבים מספיק מנקים שדואגים לנקות את כל האזורים באופן תדיר, ובמיוחד את השירותים.
מבחינת נגישות, אתם רוצים את סבא וסבתא מסוגלים להגיע לשולחן שלהם בלי לטפס על מדרגות שיתישו אותם, וגם האורחים הנכים שלכם צריכים לדעת שיש להם אופציה להתגלגל בקלות עם הכיסא עד למקום הישיבה שהקציתם להם. נגישות יכולה לבוא לידי ביטוי במעלון, אופציית עלייה וירידה שלא דרך מדרגות, במפתח דלת רחב יותר לכסא גלגלים ועוד, והיא חשובה יותר ממה שאתם יכולים לדמיין.
בואו נדבר קצת על אוכל, שהוא אחד מעמודי התווך המרכזיים של האירוע שלכם. אתם צריכים לדעת בדיוק מה לשאול בפגישה עם האולם, כדי שכל אחד ואחת מהאורחים שלכם יוכלו לצאת מהאירוע שלכם כשהם שבעים, הן ברצון והן בבטן. אז קודם כל, בואו נדבר על המנות המוגשות. חשוב לוודא שהאולם מציע מנות מכל צבעי הקשת - מנות ילדים, מנות צמחוניות, מנות טבעוניות וגם מנות בשריות, כאשר קיימים מגוון ואלטרנטיבות לכל אחד מסוגי המנות האלו.
בהמשך למנות, חשוב לוודא גם מהי ארוחת הלילה שהאולם מציע. לפעמים ארוחת הלילה תוכל להופיע בצורת בורקסים עם ביצים קשות, טחינה ומלפפון חמוץ, ולפעמים דווקא בצורת טוסט נקניק או ג'חנונים, אבל מה שבטוח הוא שגם כאן אתם צריכים לחשוב ממש על כולם.
אתם צריכים גם לוודא עם האולם את כל נושא הגשת האוכל - האם מדובר על מלצרים שמגישים לאורחים את המנות, או דווקא על בופה? האם כדאי לעשות את הארוחה לפני טקס החופה, או דווקא אחריו? כמה זמן מוקצה לטובת הארוחה? את כל הדברים האלו חשוב לסגור מראש, ולבחור בדרך שתיטיב בצורה המקסימלית עם האירוע שלכם. ודרך אגב, אל תשכחו שיש לכם גם ספקים רעבים באירוע - כדאי לדאוג לשולחן אוכל גם עבורם.
נושא נוסף וחשוב הוא אישור הכשרות של האולם. אם אתם בוחרים להגיש אוכל כשר בחתונה שלכם, אתם חייבים לוודא שהאולם מחזיק באישור כשרות בתוקף, שאותו תוכלו להציג בפני קהל האורחים הדתי שלכם, או בפני כל אורח שירצה בכך.
בר האלכוהול גם הוא חלק מהנושא, שכן הוא מלווה את האירוע לכל אורכו - גם בזמן האוכל, גם לפניו וגם אחריו. בדקו האם הבר הוא תוצרת חוץ, ומהו היחס בין כמות הברמנים לבין כמות המוזמנים. היחס המומלץ הוא ברמן אחד לכל 50 אורחים, ומלצר אחד לכל 10 אורחים.
"וואו, יש פה אווירה משגעת!"
האווירה באירוע שלכם היא לא דבר שנופל מהשמיים, היא דבר שתלוי בהמון דברים שקורים, או לא קורים, באופן יזום באירוע שלכם. כדי לייצר אווירה לא רק משגעת, אלא כזו שנדבקת לכל אחד מהאורחים ומעוררת בו אנרגיות חיוביות חזקות, אתם צריכים לדאוג מול האולם לנושאים כמו סידור השולחנות, העיצוב, הריהוט של קבלת הפנים, האפשרויות לחימום או קירור המקום, וכמובן החניה.
העיצוב הוא נושא שלא מעט זוגות מזלזלים בו. השאלה "מי בכלל צריך את הפרחים האלה?", היא שאלה שנשמעת לא פעם בין זוגות לאולמות, והתשובה לה היא חד משמעית - בלי "הפרחים האלה", האירוע עלול להיראות הרבה יותר עצוב, מרוחק ודל. בדקו את אפשרויות העיצוב מול האולם - מעצבים מומלצים, מעצבים שעובדים מטעם האולם ועוד, ותוכלו לבנות תכנית עיצובית מהממת, שלא תשאיר שום פינה ריקה ומשעממת.
ריהוט קבלת הפנים גם הוא מהווה חלק משמעותי באווירה של המקום. ברגע שהאורחים שלכם ימצאו את עצמם בקלות, יוכלו לתפוס פינה על כסא בר גבוה או על ספה מרווחת על יד המזרקה, הם יהיו הרבה יותר נינוחים ורגועים לספוג את האווירה של המקום, וכמובן שגם יהיה להם הרבה יותר נוח לאכול את הקבבון בנחת וברוגע.
חתונות חורף וקיץ הן חתונות שצריך לדאוג בהן לא רק לאווירה, אלא גם לטמפרטורה. אפשרויות האוורור, הקירור והחימום של האולם הן קריטיות, וחשוב להכיר אותן מראש, ככה שהאולם ידע להיערך מראש עם צ'ילרים או תנורי חימום בהתאם.
ואיך הסדרי החניה קשורים לכל זה? ובכן, אורח שמגיע עם הרכב שלו לאירוע, אחרי 30, 40 או אפילו 60 דקות של נסיעה, וצריך להקדיש עוד דקות ארוכות למציאת מקום חניה, הוא אורח שמראש יכנס עצבני לאירוע. חניון מרווח שנמצא בצמוד או בסמוך לאולם יכול לפתור את הבעיה הזו, ולכן חשוב לדאוג שהוא אכן קיים.
כולל או לא כולל? זאת השאלה
יש בהתנהלות מול האולם הרבה דברים שתגלו שמתפצלים לשני חלקים - כן כולל או לא כולל: נושא התאורה וההגברה, לאירוע בכלל ולחופה בפרט, הוא לפעמים כחלק מהדיל שאתם מקבלים, ולפעמים צריך לשלם עליו בנפרד; שעות אירוע שזולגות לשעות הלילה המאוחרות הן לפעמים כלולות בדיל, ולפעמים יש להוסיף עבורן תשלום; טיפים למלצרים הם לפעמים חלק מהמחיר של המנה, ולפעמים לא; שדרוגים כמו ארוחה לאפטר פארטי או עגלת קוקטיילים בקבלת הפנים יהיו לפעמים פינוק מהאולם כחלק מהדיל שתסגרו, ולפעמים הם יובילו אתכם להוצאה כספית של עוד אלפי שקלים; קבלת מקרן ומסך היא אופציונלית כחלק מהדיל, אבל לפעמים האולם לא יספק לכם אותם, ותצטרכו לדאוג להם בעצמכם.
כל אחת מהנקודות כאן צריכה לצוף מול האולם, ואתם צריכים לקבל תשובות מדויקות וברורות לגבי מה כן מגיע, מה לא מגיע, ומה מגיע בתוספת תשלום. ידע הוא כוח - נצלו אותו ותוכלו להגיע בראש שקט ליום האירוע.
סגירת פינות אחרונה ואפשר לחתום
עוד כמה נקודות אחרונות ואתם יכולים לצאת לדרך:
* חדר התארגנות באולם הוא פתרון מושלם להחלפת השמלה בין החופה לריקודים, והוא כולל בדרך כלל איזור של סלון גדול וחדר שירותים-מקלחת פרטי. החדר צריך להיות קרוב מאוד לאולם, כך שיהיה נוח להשתמש בו במהלך האירוע.
* אבטחת כספת - אתם עומדים לקבל הרבה מאוד צ'קים שכתובים עליהם סכומים גדולים מאוד של כסף. אבטחת הכספת היא עניין חשוב, שהאולם צריך לדאוג לו מהרגע הראשון ועד הרגע האחרון.
* בדקו האם יש ספקים מומלצים שהאולם עובד איתם, או דילים ששווה לדעת עליהם מראש. לפעמים תוכלו לקבל דיג'יי מעולה במחיר מוזל, או אטרקציה מדליקה לרחבה כחלק מהחבילה שתסגרו עם האולם, וחבל לא לנצל את זה.
* אתם צריכים להתחייב לכמות של מינימום מוזמנים ברגע חתימת החוזה. חשבו בחכמה על הכמות הזו, משום שתמיד תוכלו להעלות אותה לקראת האירוע, אבל מהרגע שבו תחתמו על החוזה - כבר לא תוכלו להוריד אותה.
* מתי משלמים? רוב האולמות עובדים עם מקדמות, תשלומים לקראת האירוע ותשלומים לאחר האירוע. בדקו איך אפשר לפרוש בצורה הנוחה ביותר את התשלומים מול האולם, ותכננו מראש את התקציב, ככה שהכל יסתדר לכם בצורה מדויקת.
זהו, אתם מוכנים לצאת למסע חיפוש האולמות! ובינתיים אנחנו מזמינים אתכם להיכנס לעמוד הספקים שלנו, לבחור את האולם או הגן שנראים לכם הכי טוב, ולקבוע את הפגישות שיעוררו את פרפרי ההתרגשות הראשוניים בבטן שלכם.
