איך מתחילים לארגן חתונה?

 כדי לעשות לכם את החיים קצת יותר קלים, החלטנו לספר לכם איך לארגן חתונה בצורה הכי חכמה ופשוטה שיש, כך שתוכלו להיכנס להליך הזה עם קצת יותר אוויר בריאות וידע בראש. מתי, איך, כמה, למה - כל התשובות לשאלות שהכי מטרידות אתכם נמצאות כאן בפנים, אז בואו נצא לדרך.

העוגן הראשוני שיעזור לכם להבין איך לתכנן חתונה הוא המקום שבו יתקיים האירוע. בין אם תבחרו באולם אירועים, גן אירועים או שטח פתוח שתקימו בו הכל מאפס - כדאי לשריין את תאריך האירוע בשלב כמה שיותר מוקדם. ברגע שהעוגן הזה ייקבע, יהיה קל יותר להתאים אליו את כל הספקים הנוספים, ולדייק אותם לכדי תאריך אחד ספציפי.

חברי הצוות של גן האירועים "YARA" מספרים לנו איך מארגנים חתונה על הצד הנכון והחכם ביותר: "תכנון חתונה יכול להיות דבר מתיש אך גם הדבר הכי מהנה שתחוו בתור זוג. רצוי לשמור את תאריך החלומות שלכם מראש, ולפנות אל אולמות וגני האירועים בין חצי שנה לשנה לפני התאריך המיועד. אמנם הימים המבוקשים ביותר לחתונות הם רביעי וחמישי, אבל תנו לנו לספר לכם סוד קטן - גם ימי ראשון, שני ושלישי הם מצוינים, במיוחד במקום כמו שלנו שאין בו הגבלה של זמן או ווליום. הגן שלנו ממוקם על 16 דונם של שטח טבעי ופרטי עם חניה צמודה וענקית, ויש לנו סוויטת זוגות מהממת שכל זוג מוזמן להישאר וללון בה אחרי האירוע".

כדי לבחור את המקום המושלם תצטרכו לוודא שאתם מקבלים את כל המעטפת הדרושה לכם, וככל שתבדקו את הדברים מראש - ככה תיתקלו בפחות הפתעות בהמשך: "ברגע שיש לכם תאריך ייעודי, אפשר לתאם פגישה עם נציג או נציגה מהמקום. הפגישות אצלנו הן מאוד חמות וביתיות, ואנחנו מעניקים לכל זוג יחס אישי ועוטף כבר מהרגע הראשון - ככה אתם צריכים להרגיש בכל מקום שבו אתם מתעניינים. במסגרת הפגישה תבצעו סיור במקום, תתרשמו ב-live מאירוע שמתקיים בו באותו הזמן, ואז אפשר להתחיל לדבר על הפרטים הקטנים שיהיו ספציפיים לאירוע שלכם. אנחנו אוהבים לתת לזוגות שלנו גאנט ברור ומדויק כדי שידעו בדיוק מה לעשות ומתי - בחירת התפריט ודוכני האוכל, ספקים שעובדים איתנו כבר במשך שנים ונותנים את המענה הכי מקצועי וטוב, עיצוב מהמם שמתכתב עם המקום, אפטר פארטי, סדרניות עם לפטופים לסידורי הושבה, תיאום מול מנהלי האירוע שלנו ועוד. בדקו לאורך הפגישה הראשונה מה אתם מקבלים במסגרת המחיר ומה לא. אצלנו, לדוגמה, מקבלים חבילת עיצוב בסיסית במתנה כחלק מסגירת האירוע. המטרה היא שלא אתם ולא המשפחה שלכם תצטרכו להתעסק בשום דבר לאורך האירוע, אלא פשוט תגיעו ליהנות. אנחנו מצליחים לעשות את זה באמצעות טבע ירוק וייחודי, אגם ברווזים קסום ורומנטי, מנות שף מדהימות וצוות חסר פשרות".

ואיך זה נראה במקום פתוח שאין בו שום דבר מלבד טבע? גם במקרה הזה מדובר על עוגן שמומלץ מאוד לשריין מראש, כי ההיערכות לאירוע היא הרבה יותר מורכבת כאן מבחינה טכנית. כשסוגרים מקום שצריך להקים בו הכל מא' ועד ת', יש צורך במגוון אישורים, ביטוחים והקמות שלא בהכרח דרושים באולם או גן אירועים קיים, ולכן ככל שתשאירו יותר זמן לארגונים, ככה תוכלו לארגן חתונה בראש שקט יותר.

מחברת ההפקות "שיבולים" נותנים לנו כמה טיפים שיכולים לעשות לכם תכנון רגוע ונעים כבר מהשלבים הראשונים, ולדעת שאתם מגיעים ליום האירוע בלי סימני שאלה פתוחים: "הקשר הראשוני נוצר בדרך כלל מיד אחרי הצעת הנישואין, ברגע שיש לזוג כיוון לתאריך. אנחנו נכנסים לתמונה כשהזוג מחפש קונספט שונה לחתונה שלו - הפקת אירוע בטבע, תחת כיפת השמיים עם לוקיישנים מגניבים. אנחנו מפיקים חתונות ביקבים, משקים, חוות, פרדסים, חופי ים וכל שטח פתוח שאפשר להרים בו חתונה מטורפת, מכובדת, יפה ועם אוכל מצוין. ברגע שהזוג נותן לנו אור ירוק, אנחנו מתחילים לחפש לו את הלוקיישן המושלם, עושים איתו סיור בשטח, ומתחילים לצייר את האירוע מול העיניים שלו - איפה יהיו השולחנות, איפה הדיג'יי יעמוד, איפה התאורה תתמקם ועוד אלמנטים של הפקה שחשובים לאירוע. כשזוג לוקח חברת הפקה לאירוע בסגנון הזה, הוא צריך לוודא שהוא מקבל ממנה את הכל - ריהוט אלטרנטיבי, קייטרינג מעולה, תאורה והגברה, תיאומים ואישורים מול גורמים שונים כמו העירייה, משטרה, מגן דוד אדום, מכבי אש וכו', וכמובן תיאום וניהול הספקים הנוספים שלוקחים חלק באירוע".

כחלק מארגון חתונה תצטרכו להחליט באיזה קונספט אתם מעוניינים שהאירוע שלכם יתקיים: "הזוג צריך לעשות קצת שיעורי בית לפני הפגישה איתנו, ולבוא עם כיוון לקונספט שמעניין אותו. לדוגמה, אפשר לבחור בקונספט של חתונה הפוכה עם דוכני אוכל מגניבים, קונספט של אירוע גרילים עם מעשנות ועוד. כדי לעזור לזוגות לתכנן את החתונה בצורה חכמה יותר, הנה כמה שאלות שכדאי לענות עליהן לפני שמגיעים אלינו:

אחרי שתאספו את התשובות האלו דברו איתנו ונוכל להרים את אירוע החתונה, שהוא האירוע הכי חשוב בחיים שלכם. אנחנו נוכל לעשות לכם חוויה חד פעמית שתזכרו אותה בצורה הכי טובה שאפשר".

את הדיג'יי שלכם תוכלו לחפש עוד לפני שיש לכם תאריך, ויותר מזה - יש זוגות רבים שיודעים כבר שנים ארוכות מי ינגן אצלם בחתונה. מה שכן, רק אחרי שתקבעו את התאריך תוכלו להתחיל לבדוק את הפניות שלו, ולקבוע איתו את הפגישות הכי כיפיות שיהיו לכם! תיאום הדיג'יי הוא החלק הכי כיפי, מקפיץ ומשמח בארגון חתונה, אז תכינו את האוזניים כי הרבה מוזיקה טובה עומדת להישמע כאן.

החבר'ה של Clemantin DJ's לוקחים אותנו יד ביד במסע המוזיקלי אל עבר החתונה שלכם, ומסבירים לנו מה קורה אחרי מה: "בשלב הראשון אנחנו מדברים עם הזוגות בטלפון, ושואלים קצת שאלות על האופי שלהם ועל המוזיקה שהם אוהבים. בהתאם אנחנו יודעים לצוות להם דיג'יי ספציפי מתוך הצוות שלנו, שעל סמך השיחה הזו נשמע שיכול להתאים להם. כל דיג'יי מהצוות מביא איתו ערך מוסף לז'אנר מוזיקלי מסוים עם ידע עשיר מאוד בעולם המוזיקה. לצורך הדוגמה, זוג שאוהב יותר מוזיקת מטאל ורוק - דיג'יי ספציפי שתקלט במסיבות מטאל ורוק מובילות יוכל להתאים להם, או להבדיל זוג שאוהב מוזיקה לטינית ורגאטון יוכל ליהנות מהדיג'יי הקולומביאני האדיר שנמצא אצלנו בצוות. בפגישה הדיג'יי מדבר עם הזוג על הפרטים הכי קטנים - מה יתנגן פחות או יותר בכל שלב - קבלת הפנים, הכניסה לחופה וכן הלאה - עד אקורד הסיום. בפגישה הזו חשוב להרגיש את החיבור ביניכם לבין הדיג'יי. מבחינתנו, המומחיות הגדולה היא לתת שירות טוב, להיות קשובים, לשאול את השאלות המכווינות הנכונות וליצור את הוויב הכי כיף ומרים שיש. בסוף, זוגות לא זוכרים כל שיר שמתנגן בחתונה, אבל הם לעולם לא שוכחים את החוויה הטובה שהדיג'יי נתן להם".

הפגישה השניה היא השלב שאליו תגיעו בשביל לחגוג באמת - מיני מסיבת חתונה שתתקיים עם הדיג'יי: "הפגישה השניה היא פגישת מוזיקה שמתקיימת כחודש לפני האירוע. זו פגישה מרעננת ומפורטת שמתמקדת מאוד במוזיקה, ואתם מגיעים אליה אחרי שהחלטתם איזו מוזיקה אתם רוצים שתתנגן לאורך האירוע. הדיג'יי צריך לדעת על כל דרישה ספציפית, כמו מוזיקה פרסית, רוסית, תימנית, היפ הופ ערבי או כל דבר אחר, ולהיערך מראש עם השירים. בפגישה הזו אתם מקבלים טעימה שתוכל לחזק את תחושת הביטחון שלכם, ולדעת בדיוק איזה שיר יתנגן ומתי. המטרה כאן היא לייצר את האווירה המתאימה וחשוב לזכור שביום החתונה עצמו הדיג'יי אולי יקרא את הקהל אחרת ממה שתכננתם - וזה בסדר. המטרה שלנו היא לשמור על הרחבה מלאה ולשמח את האורחים כל הזמן, ובשביל זה אנחנו עושים את כל ההכנות המקדימות, אבל חשוב להישאר גם פקוחי עיניים למה שקורה בפועל כדי לשמור על האירוע חי מבלי לדעוך. בנוסף, עוד בשלבי התכנון אפשר לסגור איתנו תוספות מוזיקליות להעשרת הרחבה, כמו סקסופוניסט, חבילת זוהרים לרחבה וכו'. כמה שיותר תתכננו מראש ותהדקו את הקצוות, ככה נוכל להרים יחד את המסיבה הכי טובה שיש".

חלק מהזוגות מסתפקים בחבילות העיצוב הבסיסיות שמוצעות להם מטעם האולמות וגני האירועים, אולם חלק מהם רוצים לתת טוויסט עיצובי נוסף שיקפיץ את היופי של האירוע בעוד כמה רמות. לשם כך כדאי ליצור קשר עם אנשי מקצוע מתחום העיצוב, שיודעים לתת את המענה הטוב ביותר לנושא.

המעצבת אדוה פיקסמן משתפת אותנו בתהליכי התכנון הראשוניים שאותם צריך לעבור בדרך לקבלת העיצוב המושלם: "בשלב הראשון אני מדברת עם הזוגות בטלפון, כדי להבין את הפרטים הבסיסיים של האירוע - מה התאריך שלו, איפה הוא מתקיים, האם נדרש עיצוב מלא או עיצוב ספציפי ועוד. ככל שזוג פונה אליי מוקדם יותר, ככה זה משאיר לנו מקום לעשות שינויים והתאמות בלי להתפשר. לפעמים כשזוגות יוצרים איתי קשר ברגע האחרון אני נאלצת לסרב, כי חשוב לי להיות נוכחת באירועים ובחלק מהפעמים אני כבר לא פנויה. בשיחת הטלפון אנחנו מדברים על סגנון העיצוב שהם מתחברים אליו יותר, ואני שולחת להם תוך כדי השיחה דוגמאות לכל סוג עיצוב שעולה בינינו - זה הרבה יותר ויזואלי ומובן. אחרי שיש לנו את המידע הבסיסי הזה, אנחנו עוברים להצעת המחיר. אני נותנת כמה טווחי מחירים כדי שהזוגות יוכלו להתמקם בטווח שמתאים להם, ובהתאם אנחנו מבינים איך לשלב את האלמנטים העיצוביים שעומדים במסגרת התקציב - יותר עלים או יותר פרחים, כמויות גדולות יותר או פחות, גדלים שונים ועוד. מה שבטוח הוא שבכל טווח מחירים אפשר לקבל עיצוב מכובד מאוד".

גם בנושא העיצוב אתם יוצאים עם כמה שאלות מכווינות שיעזרו לכם להתכונן מראש ולעזור למעצבת לבחור קונספט שעובד בצורה מדויקת עם המקום שבו תתחתנו: "כדי לבנות את העיצוב המושלם אנחנו צריכים להבין מהם הצבעים המובילים, האם קיימת חופה במקום ומה הגודל שלה, האם הזוג מעוניין בשביל לחופה, כמה שולחנות עומדים להיות לאורחים וכמה מתוכם הם שולחנות אבירים, סדר גודל של תקציב, תמונות של מקום החתונה וכמובן תמונות השראה של העיצוב שמדבר אליכם. יחד עם כל המידע הזה אני יכולה לצאת לדרך וללכת לפי הרצון המדויק שלכם".

נכון שעכשיו ארגון חתונה לא נשמע לכם כזה מסובך? כדי לעשות לכם את החיים אפילו יותר פשוטים, הכנו לכם עמוד שלם שמרכז את כל אלפי הספקים של עולם החתונות עם חוות דעת של זוגות אמיתיים שכבר ארגנו, תכננו והתחתנו. היכנסו לעמוד "נותני השירות" שלנו ותמצאו בו את כל מה שאתם צריכים על מנת לעשות את הצעד הראשון, ומשם, תאמינו לנו, הכל כבר יזרום בצורה הרבה יותר חלקה.

כתבות נוספות שיעניינו אותך:
פחות, אבל הרבה יותר: ארגון חתונה קטנה
ארגון חתונה לבד: שלב אחרי שלב
משימות, משימות, משימות - כל מה שחשוב ליישם רגע לפני שהחתונה מגיעה
איך לשדרג חתונה?