משחק הכיסאות: סידורי הושבה - איך עושים את זה?

כן, בערב החתונה שלכם יקחו חלק מאות אנשים, שכולם צריכים לדעת בדיוק איפה הם יושבים, ולא רק זה - גם להיות שבעי רצון מהמיקום שלהם. כדי להכניס קצת סדר לתוך הבלאגן ולהכין אתכם למשימה שאף זוג לא באמת אוהב לבצע, הכנו לכם את הכתבה הבאה יחד עם שני ספקים מהתחום שמביאים איתם את כל ההמלצות הרלוונטיות לכם.

זוכרים שכשהייתם קטנים הרכבתם פאזלים, ותמיד היה חלק אחד שהלך לאיבוד והרס את השלמת התמונה? אז אפשר לומר שבעולם המבוגרים הפאזל המורכב ביותר הוא סידורי ההושבה, והוא עובד בדיוק על אותו העיקרון. פעם יהיה זה כיסא אחד מיותר ופעם יהיה זה אורח אחד עודף, ואם לא תגיעו מוכנים לעניין הזה - אתם עלולים לאבד מהר מאוד את הסבלנות.

כדי שזה לא יקרה, דיברנו עם חברת M-event ניהול אירועים ושמענו מהם איך הכי כדאי לגשת למלאכה: "שיטת ההושבה היא מאוד פשוטה ברוב המקרים, ומתנהלת לפי הקרבה של האורחים לזוג. לצורך העניין, החברים והחברות ישבו תמיד מקדימה, בסמוך לרחבה, אחריהם ישבו המשפחות, ואחריהם אנשים שפחות קריטי לנו אם יקומו לרקוד או לא ואנשים שאנחנו רוצים לאפשר להם ליהנות מהאירוע מעצם הישיבה סביב השולחן, כמו החברים של ההורים או השכנים שלהם, למשל. את הסידור הזה אנחנו יכולים לעשות באמצעות חלוקה מראש של כל האורחים לפי קבוצות - חברים, עבודה אמא, משפחה אבא וכו'. כשיש לנו את הקבוצות מאורגנות יחד עם הנתונים של אישורי ההגעה - אנחנו יכולים להתחיל למלא את השולחנות לפי הסדר".

אחרי איסוף הנתונים הראשוניים אפשר להתחיל: ״בסידור הראשוני יהיו בדרך כלל חורים בשולחנות, ובהם אנחנו יכולים להושיב אורחים שמגיעים בקבוצות קטנות יותר, אבל לא מכירים אף אורח אחר מלבדם. למשל, 4 חברים של החתן מהצבא יכולים לשבת בשולחן עם 4 שכנים של ההורים, כי לכולם לא יהיה משנה איפה לשבת באולם, אבל כן יהיה להם חשוב לשבת אחד עם השני. חשוב גם לזכור שיש מקרים, אורחים או משפחות שיביאו איתם סיפור אחר לגמרי: למשל, יש סבתות שאם הכיסא שלהן לא ממוקם ממש קרוב לרחבה הן נפגעות, לעומת סבתות שירצו לשבת מאחור כי המוזיקה מפריעה להן. ככל שהזוג מכיר טוב יותר את הקהל שלו, ככה הסידור יהיה מדויק יותר לכולם".

אלמנטים כמו חיסכון בכסף והגעה נינוחה לאולם הם האלמנטים המובילים בסידורי ההושבה: "סידורי ההושבה יוצרים סדר באירוע, ומורידים את הלחץ של האורחים להיכנס פנימה ולתפוס שולחן, פשוט כי הם יודעים מראש איפה הם יושבים. בנוסף, סידורי ההושבה באים במטרה לחסוך כסף לזוגות. אם בעבר היה נהוג להציב שולחנות שלמים כרזרבות, היום אנחנו משתדלים לשלב את הרזרבות ככיסאות ספציפיים בתוך השולחנות הקיימים: למשל, אם השולחן מכיל עד 12 אנשים, אבל אנחנו צופים מראש שלא כולם יגיעו, אפשר לערוך את השולחן ל-10 או 11 אנשים. אם כולם מגיעים - פשוט נוסיף כיסא, ואם מישהו לא מגיע - אנחנו לא מפסידים כסף כי לא פתחנו רזרבה. חברת סידורי ההושבה דואגת 'לשחק' עם הכיסאות, רואה בלייב במערכת מי הגיע ומי לא, ויודעת בזמן אמת לקחת כיסא שלא הגיעו לשבת עליו ולהעביר אותו למקום שאליו הגיע אורח נוסף".

עד כאן נשמע פשוט, לא? ובכן, ביום האירוע הדברים עלולים לקרות בצורה קצת אחרת. גם אם תשבו על סידורי ההושבה במשך שעות, מספיק שינוי אחד קטן באירוע שיכול לגרום לדומינו אדיר, ואם לא יהיה מי שיפקח - אתם עלולים לשלם על זה ביוקר.

חברת PANDA ניהול אירועים מספרת לנו שניהול סידורי הושבה הם לא רק חשובים אלא יכולים ליצור לכם הבדל של אלפי שקלים באירוע, וכמובן המון נחת: "בעניין של סידורי הושבה ממש לא כדאי להקל ראש, כי כשמגיעה כמות אורחים גדולה לאולם זה יוצר המון סדר וארגון. אנחנו מאמינים שדין 100 אורחים כדין 1000 אורחים, כך שבין אם מדובר על חתונה קטנה או גדולה סידורי הושבה הם הכרחיים. המטרה שלנו היא להשתלט על סידורי ההושבה בצורה נכונה וחכמה, כדי לשמור מצד אחד על שביעות הרצון, הסדר והארגון של האורחים, ומצד שני להגן על האינטרסים והכסף של הזוג. האולמות לרוב לא נותנים הדרכה מקצועית לזוג על מערכות סידורי ההושבה שלהם, ואז יכולים להיווצר פערים בין מה שהזוג רוצה שיקרה לבין מה שקורה בפועל, ובין מה שהוא מתכנן לשלם לבין מה שהוא צריך לשלם בסוף האירוע. כיוון שמדובר במשחק טטריס עדין כל כך, חשוב שתהיה סינרגיה והבנה בין האופן שבו המערכת עובדת לבין הסידור".

המפתח להצלחה בסידורי ההושבה טמון בנטרול הרגש והאינטרס, ואת הדבר הזה יכולה לעשות רק חברה חיצונית ומקצועית: "אנשים שמבינים עניין ומחפשים שירות טוב, תקין וחכם, הם אנשים שרוצים מינימום התעסקות בסידורי ההושבה. אנחנו יודעים לנטרל את כל מה שקשור באינטרס ורגש ביום האירוע, ומובילים למצב שבו לא המשפחה מושיבה ולא אנשי הצוות של האולם מושיבים. למשל, תגיע דודה ותגיד שאין לה מקום, על אף שכמובן שיש לה, אז האבא של הכלה יבוא ויגיד 'בואי, נפתח לך שולחן', מתוך הרגש כמובן, או שהאולם יבוא ויגיד לה את אותו הדבר, מתוך אינטרס כלכלי. המטרה של סידורי ההושבה היא התוצאה הסופית - לא לפתוח רזרבות בלי סיבה, ולשמור דרך זה על הכסף של הזוג. כמובן שבשביל לעשות את זה אנחנו חייבים את שיתוף הפעולה המלא מצד הזוגות. לצערנו, יש זוגות שמנסים לשקר את המערכת ולנקוב במספר מסוים של אורחים, וביום האירוע להפתיע עם עוד 50-60 אורחים מבלי לדווח עליהם. זה אקט מיותר שפוגע בכל הצדדים, וכמובן לא מאפשר להוציא לפועל את סידורי ההושבה כמתוכנן. ככל שיש יותר שקיפות בין הזוג לבין החברה - ככה אנחנו מצליחים לעשות את העבודה שלנו על הצד הטוב ביותר".

כמובן שהפרטנרים הטבעיים של סידורי ההושבה הם אישורי ההגעה, וכדאי לבצע את שניהם דרך אותה החברה: "השילוב בין סידורי ההושבה לבין אישורי ההגעה מאפשר לנו להגיע לנתונים הכי מדויקים בסמוך לאירוע, ובהתאם לקבל תמונה ריאלית יותר למה שעומד להיות. בדרך כלל 85% ממה שרצינו אכן יקרה, ועם ה-15% הנותרים אנחנו יודעים להתמודד בהצלחה בפועל".

עם סיום פאזל סידורי ההושבה תוכלו להתפנות לחגיגות עצמן, ולהשאיר את כאבי הראש הנותרים לחברה שבה תבחרו. מה שבטוח הוא שככל שתחשבו חכם יותר ככה תעשו לעצמכם חיים קלים יותר, ותרוויחו מכל העולמות במקביל - שמירה על האינטרס שלכם לצד החסכון הכספי, וכמובן ליהנות מאורחים מרוצים שמרגישים שחשבו עליהם ועל הצרכים שלהם. היכנסו לעמוד "נותני השירות" שלנו בקטגוריית "אישורי הגעה וסידורי הושבה לחתונה" ותוכלו למצוא את החברה שתעשה לכם הרבה מאוד שקט. ועד אז, אל תשכחו לסדר גם את שולחן החג שלכם כמו שצריך, כדי שכל הסבתות והדודים יצאו מרוצים.

כתבות נוספות שיעניינו אותך:
מה לעשות כשאורחים לא מודיעים אם הם מגיעים
המדריך לאישורי הגעה וחיסכון כספי