חתונה מורכבת מאינספור פרטים קטנים שקשה לשלוט בהם ברגע האמת. כדי שהכל יתקתק והכל ילך לפי התוכנית צריך שיהיה מי שידאג להכל במקום, שינצח על כל החלקים שמרכיבים את האירוע. תפסנו את איציק, מנהל אירועים ב
עדיה גן אירועים לשיחה על עולם החתונות בכלל ועל העבודה שלו בפרט ויצאנו עם טיפים לחתונה מושלמת - לגזור ולשמור.
כשאנחנו שומעים מאיציק על מה אחראי מנהל אירוע אנחנו חוטפים כאב ראש. זה מתחיל כבר כשאתם קובעים תאריך ומסתיים אחרי שהחתונה נגמרת. ובאמצע? הוא אחראי לעקוב אחרי סידורי ההושבה, לוח הזמנים, פעילות הספקים ועוד המון פרטים גדולים וקטנים. גם ההתמודדות עם קשיים ושיבושים בלתי צפויים היא חלק מהאחריות שלו. בתוך כל זה על מנהל האירוע להיות מארח למופת ולקבל כל הערה ובקשה של האורחים בחיוך.
1. דעו מי הולך לנהל לכם את האירוע
אחרי שאתם סוגרים תאריך עם מקום החתונה, בקשו לפגוש את מנהל האירוע שלכם. בפגישה תוכלו להכיר אותו, לשמוע ממנו קצת על איך הדברים הולכים להראות. הדבר הכי טוב חשוב שאתם צריכים לצאת איתו מהפגישה, זה ההרגשה שהדברים תחת שליטה. איציק, שמשקיע את כל זמנו ומרצו בעבודה עם זוגות, יעשה כמעט הכל כדי שהכל ילך כמו שצריך, שהאורחים יהיו מבסוטים ואתם תהיה רגועים. איציק נוכח בכל אירוע בעדיה ומקפיד לצלם את החופה בוידאו ולהעלות אותה Live בעמוד הפרטי שלו, כדי שזוגות שעתידים להתחתן בעדיה יוכלו להתרגש ולראות איך החופה שלהם הולכת להראות.
תמונה: עדיהלמנהל אירועים יש תפקיד מאתגר שצריך לאהוב ולעשות מכל הלב, אבל הוא לא קורא את המחשבות שלכם… אל תצפו שהמשאלות שלכם יתגשמו אם אתם לא מבטאים אותן. שבו עם מנהל האירוע, ספרו לו על הרצונות שלכם ותאמו איתו רצונות. הוא יוכל להגיד לכם מה אפשרי ואיפה תאלצו להתפשר. הקשיבו לו, יש לו נסיון וראיה רחבה יותר על מה נכון יותר ומה פחות. בנוסף, חשוב שתעדכנו אותו בכל הפרטים הלוגיסטיים - אמנם כמה מוזמנים יש לכם הוא בטח כבר יודע, אבל רצוי לעדכן אותו אם אתם מארגנים הסעות לאורחים, יש לכם בקשות חנייה מיוחדות וכו'.
תמונה: עדיה3. עברו על הלו''ז ועשו סיור נוסף במקום
אל תתביישו לבקש לעבור על הלו''ז המדוייק של החתונה. מנהל האירוע יוכל להגיד לכם בדיוק מה יקרה אחרי מה ומה תצטרכו לעשות בכל שלב. בנוסף, בקשו לעשות במקום סיור נוסף על הסיור הראשון שעשיתם, כשרק באתם להתרשם ממנו. עכשיו, כשאתם יודעים שהחתונה שלכם הולכת להיערך במקום, תוכלו להסתכל על האיזורים מזווית קצת אחרת.
עדיה למשל הוא מקום שכל הזמן מתעדכן ומתחדש ורצוי שזוג שמתחתן יהיה מודע לשינויים שיכולים להשפיע על אופי האירוע. מה למשל? לאחרונה נחנך בעדיה מתחם חוץ חדש, איזור מוקף קירות זכוכית, בו ניתן בלחיצת כפתור לפתוח את הגג ולחשוף אותו לשמיים. מדובר במתחם שמותאם לכל אקלים- בחורף יהיה סגור ויגן מפני הגשם, באביב ניתן יהיה לפתוח את הגג לפי הצור ובקיץ יוכל המזגן לעבוד בפול פאוור ולאפשר לאורחים לשהות בגן מבלי לסבול ממזג האוויר.
מנהל האירוע יוכל להגיד לכם בדיוק מה השתנה במקום ומה יתרחש איפה ואיך. גם הסיור וגם הבנת לוח הזמנים יתנו לכם שקט ותחושה שהכל תחת שליטה.
תמונה: עדיה4. דאגו לכל ההכנות מראש ואל תשאירו דברים לרגע האחרון
כל ההכנות לחתונה צריכות להסתיים לפני יום האירוע (ורצוי עוד קודם…). אל תשאירו לעצמכם משימות ליום החתונה, כי באמת שלא יהיה לכם זמן. במהלך ההכנות, רוב הסיכויים יהיו לכם רגעי לחץ ומשבר, ויכול להיות שתרגישו שפשוט אין סיכוי שתצליחו לארגן הכל בזמן. אנחנו מאחלים לכם שיהיה לכם מנהל אירוע כמו איציק… אצלו אין ממש הפרדה בין עבודה לבית והוא יענה לשיחה מכם גם בשבת וגם בשלוש לפנות בוקר. הוא יתן לכם תמיכה מלאה כדי שהיום שלכם יהיה הרבה מעבר למצופה. אנחנו מציעים אמנם שתשמרו את הקרייססים שלכם לשעות יותר שפויות, אבל ממליצים לכם להיעזר במנהל האירוע ובמקום שלכם לחתונה, יש להם טונות של ניסיון והם כבר ראו הכל...
5. השאירו את הניהול לאיש המקצוע ושחררו...
ממש לא כדאי לתת לבן משפחה לנהל לכם את האירוע. זה אולי נראה לכם רומנטי ונורא נחמד, אבל אלו נעליים גדולות שלא פשוט להכנס אליהן ככה פתאום. דרושה היכרות עם המקום, עם הצוות, ובכלל נסיון באירועים. זה הזמן שלכם לשחרר לתת לעצמכם ולבני המשפחה שלכם לשמוח בשמחתכם ולהנות באירוע ולמנהל האירוע לעשות את מה שהוא יודע לעשות הכי טוב.
