איך לבחור אולם לחתונה?

בראש רשימת המטלות הכי מורטות עצבים בכל הנוגע לתכנון חתונה, מככבות מבחינתי שתיים – בחירת אולם ובחירת שמלה. בעוד שלגבי השמלה הייתה בי הרבה יותר נכונות להתפשר, על החלום להתחתן בגן אירועים לאור שקיעה אביבית היה הרבה יותר קשה לוותר.

בכלל, תכנון החתונה הוא פרדוקס אחד גדול. בעוד שמדובר בצעד שאמור רק לקרב ביניכם עוד יותר – בפועל, הוא הופך לקרקע פורייה לריבים גדולים על הדברים הכי מטופשים, לתחושת ריחוק ולפעמים גם (אל תגלו לאף אחד) מעורר בכם את הרצון פשוט לזרוק הכל ולברוח ללאס וגאס ולארגן חתונה סודית א-לה אלביס פרסלי ופרסיליה.

אבל אל דאגה, אם הסיטואציה הנ"ל נשמעת לכם מוכרת עד כדי כאב – זה רק אומר שאתם בחברה טובה ובעוד כמה חודשים, יום אחרי שתאבדו תחושה ברגליים מרוב ריקודים על הרחבה, תצחקו על הזוג הלחוץ שהייתם עד אתמול.

ובנימה אופטימית זו, נעבור למטלה בה' הידיעה – בחירת האולם!

בתחילת דרכנו, כמו טירונים רבים, הנחנו לא מעט הנחות שהיו די תלושות מהמציאות.
ראשית, חשבנו שחתונה קטנה תעלה פחות מחתונה גדולה. חה! מחיר המנות אמנם קטן כי יש פחות מוזמנים, אך כל שאר ההוצאות כמעט זהות לאלה של חתונה גדולה. מה שאומר, בעצם, שחתונה קטנה הרבה יותר קשה לכיסוי.
שנית, היינו בטוחים שהחתונה שלנו תתקיים ביום חמישי. אני ממש מחזיקה את עצמי שלא לפרוץ בצחוק על המאורסים הטריים והנאיביים שהיינו. ברוב האולמות, בימי חמישי ההתחייבות למספר האורחים הרבה יותר גבוהה ומחירי המנות בהתאם.
שלישית, מתחתנים רק באביב-קיץ. מהר מאוד גילינו שכל התאריכים ביום חמישי תפוסים פחות או יותר לשנה הקרובה. אז ויתרנו על החלום להתחתן על שפת הים לאור שקיעה רומנטית, בערב יום חמישי אביבי והלכנו באופן ספונטני לגמרי על חתונת חורף, יום רביעי, באולם הרבה יותר גדול ממה שקיווינו למצוא לכמות האורחים שלנו. בתקופת החורף, בעלי האולמות הרבה יותר נכונים לבוא לקראתכם גם מבחינת כמות האורחים וגם מבחינת העלויות. כך שגם אם חלמתם על אולם שחורג מכמות המוזמנים שיש לכם או מהעלויות שהקצבתם לעצמכם, מאוד יכול להיות שבחורף לגמרי תוכלו להתחתן בו!

כמה זמן לקח לנו למצוא אולם? חודשיים. אחרי שסרקנו פחות או יותר כל אולם אפשרי באזור הצפון והתקשינו למצוא אולם שיהיה גם מספיק גדול, גם איכותי וגם לא ידרוש התחייבות לכמות אורחים שאין לנו. בסופו של דבר- מצאנו אולם מקסים באזור הצפון שיאפשר לנו להתחתן כפי שרצינו :)

1. לא מתחילים לחפש אולם לפני שיש רשימת מוזמנים, כולל של ההורים. אפשר תמיד להוסיף כמה אורחים בהמשך, אבל אם התחלתם מרשימה של 200 איש ומצאתם אולם לגג 350 איש, תצטרכו לבזבז הרבה זמן ואנרגיות על תוספות לא צפויות של עשרות אורחים של ההורים שחורגות מהכמות המקסימלית של האולם.

2. מומלץ לשמור על ראש פתוח ונכונות להתפשר על עונה/יום, אחרת אתם עלולים להתקשות במציאת תאריך, במיוחד אם מדובר בחתונה קטנה.

3. התחייבות מינימלית תמיד אפשר להעלות (אם פתאום נזכרתם ששכחתם להזמין את הגננת שלכם, את יפה המחנכת מכיתה ב' ואת יוסי אב הבית...), אבל להוריד זה כבר סיפור אחר. בקיצור, עדיף להתחייב לכמה שפחות ובמקרה הגרוע, להעלות את ההתחייבות אחרי שיהיו לכם אישורי הגעה.

4. לכמה מוזמנים לצפות? זו שאלת השאלות. חלק אומרים להוריד 10%-15% מכמות המוזמנים, חלק 30%. נתקלתי בלא מעט סיפורים על חתונות שהוזמנו אליהן בסביבות 600 איש ובפועל הגיעו רק 360, כך שבהמשך לסעיף 3, לא הייתי ממהרת להתחייב ליותר מדי אורחים. תורידו 30% מראש ואם תהיה הפתעה נעימה באישורי הגעה, תעלו בהתחייבות כמה ימים לפני האירוע. טיפ חשוב: אם תאמרו לבעלי האולם שהזמנתם כ-600 אורחים, סביר להניח שהם ידרשו מכם התחייבות הרבה יותר גבוהה ממה שתכננתם. אז תאמרו מראש שאתם מוכנים להתחייב ל-X.

5. אל תחתמו על חוזה לפני שראיתם אירוע מתרחש בלייב. לא משנה כמה התלהבתם מהמקום, עד שלא ראיתם במו עיניכם איך נראה אירוע שמתנהל במקום, אין לכם באמת את הידע הכי חשוב לגבי המקום.

6. אל תחתמו לפני שטעמתם מהמנות בבופה. זה ייתן לכם רקע חשוב לגבי איכות המנות המוגשות במקום.

7. אל תחתמו על הפעם הראשונה שהגעתם, גם אם נראה לכם שמצאתם את 'האחד'. קראו ביקורות, המלצות וטיפים באתרים (כאן, למשל), פורומים ועוד. אחרי שתהיו מגובשים יותר, תהיה לכם גם אפשרות להתמקח. אם חזרתם בפעם השנייה, כנראה שאתם רציניים לגבי המקום ובעלי האולם ישמחו לבוא לקראתכם  (אם זה במחיר ואם זה בתוספות מפנקות).

8. תמיד תגיעו מוכנים עם כל השאלות שאתם צריכים לשאול כדי שלא תפספסו שום דבר (ראו את המלצתי על יומן חתונה בפוסט הבא). הנה כמה נקודות חשובות שכדאי להתייחס אליהן בפגישות עם האולמות:

* האם לאולם יש את כל הרישיונות הנדרשים? רישיון עסק, כשרות וכו'? האם יש ביטוח צד ג'?
* מה כולל מחיר המנה (מנה, אלכוהול, מלצרים, עיצוב ועוד)?
* איזה אלכוהול כלול במחיר (תוצרת הארץ או חו"ל)?
* האם יש אפשרות לרכוש חבילת אלכוהול דרך האולם? כמה זה יעלה לראש? אם מביאים אלכוהול חיצוני, האם יש דמי מזיגה?
* האם העיצוב כלול במחיר? אם לא, מה העלויות המשוערות?
* שעת תחילת וסיום האירוע (ומה קורה אם האירוע חורג משעת הסיום)
* מחיר הגברה ותאורה
* כמות מלצרים פר שולחן
* מנות ילדים – עד איזה גיל חינם? איך סופרים אותם?
* רזרבות – כמה אפשר? האם התשלום הוא פר שולחן או פר אדם?
* כמות מקסימלית של אורחים במקום
* כמה אנשים יושבים בשולחן
* תנאי תשלום
* מה קורה במקרה של כוח עליון? אסון טבע/טרגדיה משפחתית?
* דמי ביטול (טפו טפו, חמסה חמסה)
* תפריט (כמה מנות יש בסך הכל, כמה אפשר לבחור וכו')
* האם קיים גנרטור חירום למקרה של הפסקת חשמל?
* היכן תמוקם הכספת?
* חדר חתן כלה
* האם יש חנייה מסודרת עם גישה לנכים?
* האם יש מנות צמחוניות וטבעוניות?
* האם האולם דואג לכוס קידוש, מעטפות, מפות הגעה, פתקי הושבה?
* מתי יתקיימו הטעימות והפגישה עם המעצב/ת?

9. קראו היטב את החוזה לפני החתימה. אל תחתמו על חוזה לפני שעברתם על כולו ווידאתם שכל מה שנאמר בפגישה מופיע בחוזה. חסר משהו? אל תתביישו לבקש תיקונים ואף להוסיף נספח עם סעיפים חשובים לכם!

אז שיהיה בהצלחה ואל תשכחו לשמור על ראש פתוח! ;)

דבר המערכת: בחירת אולם זה עניין די רציני, לכן כדאי לקחת בחשבון טעם אישי, המלצות של מתחתנים אחרים וכמובן- אמינות. על טעם אישי והמלצות אנחנו לא אחראיים, אבל אמינות זה לגמרי החלק שלנו! מומלץ לבדוק את קבוצת הנבחרת, שמכילה ספקים ונותני שירות שחתמו על אמנת שירות והוכיחו עצמם כספקים מובילים ואמינים בתחומם- לנבחרת.

ועוד דבר- אם גם את רוצה לשתף אותנו בתהליך ההכנות שלך, פשוט צרי קשר!