ללכת על בטוח – 10 שלבים לארגון חתונה בראש שקט

רק התארסתם, וכבר מצאתם את עצמכם בקלחת התארגנויות ושאלות: סגרתם כבר תאריך? איפה תתחתנו? מה אתם הולכים ללבוש? ועוד ועוד. כל השאלות (למרות שהן סופר לגיטימיות) עשויות לגרום לכם לפיק ברכיים במקרה הטוב והתקף חרדה במקרה הפחות טוב. אבל היי, אל חשש! בעזרת תכנון נכון, אפשר להקל על התהליך ולהתחיל ברגל ימין.

ארגון וניהול אירועים | זמן קריאה: 7 דקות

40.9K

מקריא את הכתבה. הנגן מקובע בתחתית המסך.

מהירות:

ישבנו עם חמישה ספקים מובילים בתחום וסידרנו לכם 10 שלבים לארגון החתונה בראש שקט, כך שתוכלו לסמן וי על הנושא כולו. כל שנותר לכם הוא פשוט ליישם.
מוכנים?

שלב ראשון – קחו נשימה

דמיינו שאתם בתוך הליקופטר ומסתכלים על התקופה הזו ממרחק של שנים. מה תרצו לזכור ממנה - לחץ ועצבים או פאן והנאה? אביב שויקה, צלם סטילס, מביא את השנקל שלו: "קחו רגע לעצמכם, תנשמו ותערכו רשימה מסודרת של כל ההכנות הצפויות לכם".
זכרו – הדרך אמנם ארוכה, אבל האירוע שתרימו יהיה שווה את זה!

הדרך אמנם ארוכה, אבל האירוע שתרימו יהיה שווה את זה! | תמונה: אביב שויקה

שלב שני – ערכו רשימת מוזמנים

להזמין את דודה מינה מבנימינה או לא? נכון שלא כזה בא לכם להתעסק עם רשימת המוזמנים, אבל עדיף לבלוע את הצפרדע בהתחלה, כדי שתוכלו להתפנות בהמשך למציאת הלוקיישן, השמלה ושאר הדברים הכיפיים. זה לא אומר שאתם חייבים לדעת מראש על כל מוזמן שיגיע, אבל זה כן אומר שכדאי מאוד לגבש הערכה גסה של כמות האורחים. ברגע שתדעו על כמה מוזמנים פחות או יותר אתם עומדים, תוכלו להמשיך לשלבים הבאים.
טיפ חשוב: יש לכם אח או אחות שהתחתנו לאחרונה? בקשו מהם את הרשימה שלהם. על לא דבר (:

כדאי לגבש הערכה גסה של כמות האורחים | תמונה: אביב שויקה

שלב שלישי – הצטרפו לקהילת הזוגות

אם לא עשיתם את זה עד עכשיו (כל הכבוד על האיפוק!), כדאי להצטרף לקהילת הזוגות המהממת שלנו ב-mit4mit. בקהילה תוכלו להעלות שאלות בוערות, להפיג את הלחץ, לשתף בתסכולים ולקבל ים של השראה. כדי לא להיכנס ללחץ, מומלץ לרפרף על התכנים שבקבוצה. עם הזמן תתחילו להבין יותר את "שפת החתונות" המיוחדת.

בקהילה תוכלו להעלות שאלות בוערות, להפיג את הלחץ, לשתף בתסכולים ולקבל ים של השראה. | תמונה: קהילת הזוגות של mit4mit

שלב רביעי – תכננו את התקציב

יהיו כאלו שיצקצקו ויאמרו שזה אובייס, אבל עם יד על הלב, כמה מאיתנו הגדירו מראש באופן מסודר את חלוקת התקציב שיושקע בהוצאות החתונה? בואו ניגש ישר לעניין- העזרו בטיפים הללו, שמבוססים על הניסיון של הספקים שלנו:

פריסה ראשונית – צרו פריסה ראשונית של התקציב שצפוי עבור החתונה באמצעות טבלת אקסל או אפליקצית החתונות שלנו.
חלוקת התקציב - רדו לרזולוציות של ספקים או תחומים רלוונטים, וערכו חלוקה של התקציב בין התחומים והספקים.
תמונה ברורה - ברגע שהנתונים נמצאים מולכם בשקיפות, תוכלו לקבל תמונה ברורה לגבי העלויות הצפויות, ולבדוק אם יש צורך בשינויים בחלוקת התקציב.

אם מספרים ואקסלים הם לא הצד החזק שלכם, תוכלו להעזר בכתבה הזו, שתעשה לכם עוד קצת סדר בראש ובכיס.

ברגע שהנתונים נמצאים מולכם בשקיפות, תוכלו לקבל תמונה ברורה לגבי העלויות הצפויות.

שלב חמישי – בחירת מועד לחתונה

עכשיו, לאחר שאתם יודעים פחות או יותר כמה אורחים יש לכם, וקיבלתם קצת מושגים בעולם החתונות, זה הזמן לחשוב מתי תרצו להתחתן. בגן הפקאן, אולם וגן אירועים ברמת הכובש מסבירים, שלכל מועד בשנה עלות משלו. חשבו באיזו עונה תרצו להתחתן, וקחו בחשבון שבקיץ החתונות יקרות יותר מהחורף, ובימי ראשון זול יותר מימי חמישי. לשיקול של מועד החתונה, נלווה מחיר המנה: בעונות האביב והסתיו המחירים יותר ידידותיים משיא הקיץ: אזור מאי עד אוקטובר.
טיפ חשוב נוסף: כדאי לבחון ברצינות את האופציה של חתונת חורף. כך תוכלו להנות ממחירים יותר טובים ולקבל את אותו גן או אולם אירועים, במחיר מופחת.

לכל מועד בשנה עלות משלו. | תמונה: גן הפקאן

שלב שישי – בחירת לוקיישן

אחת ההחלטות המאתגרות בתהליך ארגון החתונה היא בחירת הלוקיישן. בגן הפקאן ממליצים לאפיין את הלוקיישן לפני קבלת ההחלטה: האם תרצו חתונה בסגנון כפרי, או באולם קלאסי? אולי בא לכם שילוב של גן פתוח ואולם? או רק אחד מהם?
כמה נקודות שחשוב לתת עליהן את הדגש:

מה כולל מחיר המנה? – אף אחד מאיתנו לא חובב הפתעות בפן הכספי. בדקו האם מחיר המנה שהוצע לכם כולל שכר מלצרים, טיפים, ספקים חיצוניים, מזיגות או שלא.
מפגש טעימות - בדקו עם האולם או גן האירועים, האם מתוכנן מפגש טעימות המשקף את התפריט העיקרי שהאורחים יקבלו באירוע.
מיקום האירוע – בגן הפקאן מסבירים שהמרחק לא כל כך קריטי כיוון שהאורחים מפוזרים בד"כ בכל רחבי הארץ. מדינת ישראל פקוקה בכל מקרה, כך שמיקום, כל עוד הוא במרחק הסביר, לא צריך להוות שיקול.
דיילת משפחה – אומנם האירוע הוא שלכם, אבל המשפחה לא פחות חשובה. בגן הפקאן מציעים דיילת משפחה שמתלווה לזוג: נשמה טובה שדואגת להיות צמודה להורים, ללוות את הכלה ברגע שהיא עולה לחדר ולארגן כל מה שקשור לאוכל וטישו עבור פרצי בכי בלתי נשלטים. הכל כדי שאתם והיקרים לכם, תרגישו הכי בנוח.
עיצוב האירוע – חשבתם כבר מי הולך לדאוג לעיצוב האירוע? האפשרויות הן להעזר במעצב/ת חיצוני/ת או במעצב הבית שמכיר היטב את המקום.
התנהלות בתקופת הקורונה – בגן הפקאן ממליצים לבדוק את איכות המקום לפי ההתנהלות בזמן הקורונה. (האם בעקבות אילוצים המקום דרש את מלוא הסכום על ביטולים ו/או דחיה של אירועים או לא).
חסכון בעלות המנה- אופיר שמש מציע דרך קלה ונוחה לחסוך – להעזר במפיק חיצוני. "כמפיק ומנהל אירוע אני מקושר עם רוב האולמות וגני האירועים, ומקבל הנחות משמעותיות על כל מנה".

חשבתם כבר מי הולך לדאוג לעיצוב האירוע? | תמונה: גן הפקאן

שלב שביעי - מציאת שמלת כלה

סורפרייז! הספק הראשון ברשימה, עוד לפני הספקים החשובים האחרים, הוא מעצב/ת שמלות הכלה.
אלכסנדה& יקיר מעצבי שמלות כלה, מציעים להתחיל לחפש שמלה כחצי שנה לפני החתונה. "מומלץ להגיע לסטודיו, למדוד ולהסגר מוקדם ככל האפשר על הדגם המחמיא. כך מונעים מראש בלת"מים לא צפויים". ואיך בוחרים את ה-שמלה?
"ההמלצה שלנו היא לנסות כמה דגמים וגזרות, עד שתגיעי לשמלה הכי מתאימה למבנה הגוף שלך ולויז'ן שדמיינת בראש. לאחרונה, ביקרה אצלנו כלה שלא התלהבה משמלת פייטים, אבל בשלב המדידות גילתה שדווקא שמלת הפייטים יושבת עליה פשוט וואו." באטם ליין, בואי בראש פתוח.

View this post on Instagram

A post shared by Yakir & Alexandra (@yakiralexandra)

שלב שמיני – בחירת ספקים

הידד! גיבשתם רשימת אורחים ולוקיישן, וכעת הגיע הזמן לעבור למציאת הספקים.
אממ... אילו ספקים אתם צריכים? העיקריים שבהם יהיו כמובן הצלמים, הדיג'יי, הקייטרינג, בר המשקאות והמעצב/ת. אביב שוויקה, צלם וידאו וסטילס, ממליץ להתמקד ולקחת 3 ספקים מכל תחום ולהתביית עליהם: "חפשו ספקים בעלי ניסיון שמתאימים למסגרת התקציב וציר הזמן שלכם".
כדי לתאם ציפיות בגזרת הצילום, שויקה שולח לזוג הודעה מפורטת, בה הם יכולים למלא דגשים חשובים, הערות ולציין מראש קרובי משפחה שחשוב להם להצטלם איתם.
ואיך בוחרים דיג'יי? צוות Mayo music ממליץ ללכת עם ה❤️ שלכם: קראו המלצות ברשת, ובדקו את ההתאמה לצרכים ולבקשות שלכם. קחו בחשבון, שככל שהדיג'יי איכותי ומבוקש יותר, הזמינות שלו בדרך כלל תהיה נמוכה יותר. לכן, אם בחרתם בדיג'יי, סגרו את כל הקצוות באופן מיידי, כי אחרת הוא עלול להתפס.
ההמלצה הכללית שלנו לגבי ספקים: פתחו את האינסטגרם, ותתחילו לעשות follow לספקים מהתחומים שמעניינים אתכם. שימו לב לא להתפזר כדי לא לפוצץ את הפיד ולגרום לבלבול.
מצאתם ספקים שמוצאים חן בעיניכם? קראו חוות דעת כאן ב-mit4mit, כדי לקבל מושג על הרמה, האיכות וכמובן המחיר.

View this post on Instagram

A post shared by Mayo Music (@mayomusic.co.il)

שויקה שולח לזוג הודעה מפורטת, בה הם יכולים למלא דגשים חשובים. | תמונה: אביב שויקה | צילום אירועים

שלב תשיעי - שליחת הזמנות

לאחר השלמת השלבים העיקריים, הגיע הזמן להודיע לכולם על הביג דיי שלכם! כספתח, חשוב לנו להזכיר לכם שלא מדובר בפרט טכני אלא בטיזר מדליק לאירוע, ממש כמו טריילר לפני הצפיה בסרט שאתם אוהבים. אם אתם עדיין לא יודעים מה אתם רוצים ומחפשים השראה, תנו קפיצה למשפטים להזמנות חתונה שהכנו במיוחד עבורכם. אחרי שקיבלתם השראה, מוזמנים למצוא בעמוד הזמנות לחתונה, ספקים מובילים שיוצרים הזמנות יפיפיות בסטייל מושלם (תוכלו לבחור בין הזמנות דיגיטליות לבין הזמנות קלאסיות אולד סקול).

View this post on Instagram

A post shared by Hadar Bashari Lapid (@hadarbl.design)

שלב עשירי - צרו ליין אפ מסודר

עכשיו, כשרוב ההכנות ה'כבדות' מאחוריכם, זה הזמן ליצור ליין אפ (ציר זמן) מסודר, שיכלול את סדר האירוע. אופיר שמש, מפיק ומנהל אירועים, ממליץ לעבוד במסמך מסודר: מההתארגנות והצילומים עד להגעת הספקים, דרך קבלת הפנים, טקס החופה והושבת האורחים. צרו ציר זמן מפורט ככל האפשר, ושתפו אותו עם מנהלי האירוע והספקים כדי להבטיח שכולם מתואמים.