השעה 19:00. בעוד כחצי שעה יתחילו האורחים להגיע. אתם מגיעים לגן ואז… מגלים קצת בלאגן. במרכז הגן עומדת חופה יפנית מאד מרשימה. יצירת אומנות ממש. אבל אתם בכלל הזמנתם חופה מסורתית מאד צנועה. אתם תוהים.. האם טעיתם בתאריך? האם זה לא אתם שמתחתנים כאן היום?! אולי טעיתם בגן? אולי לגן יש אולם נוסף?! או שזה שוב חלום רע על החתונה?!
ולא. זה התאריך הנכון והמקום הנכון. זאת המעצבת שטעתה בבניית החופה. אתם רוצים שמישהו מהר יבוא ויחליף את החופה. שמישהו יעשה סדר!
תוך חצי שעה מפורקת היפנית ועומדת לה המסורתית לתפארת. אתם מרגיעים את עצמכם. זהו, עכשיו הכל בסדר... לא קרה כלום. טעות קטנה. תוקנה מהר ובזמן. לא נורא.
19:35. האורחים מתחילים להגיע... בכניסה לגן נטושה לה עמדת קבלת הפנים, לא מאוישת. על השולחן הפתקיות עם שמות האורחים שהכנתם עבור
סידורי השולחנות והם עדין ערומים בתוך השקית.
הייתם מצפים שבשעה 19:29 כבר תעמוד מחויכת המארחת של הגן מאחורי השולחן עליו מונחים וממוינים בקפידה הפתקיות עם שמות האורחים. ולא.
השעה 19:37. אתם לא יכולים שלא להבחין בראשוני האורחים שכבר נכנסים כשאף אחד לא מקבל את פניהם ואף אחד לא מכוון אותם לשולחן המתאים. אתם תוהים האם זה יהיה יאה אם החתן והכלה יעמדו בכניסה, יקבלו את פני האורחים ויכוונו אותם לשולחן המתאים?! לא, זה לא ממש יאה. אז אתם מחפשים בעצמכם מישהו לדבר איתו, מישהו שיעשה סדר! אתם מוצאים את עצמכם מבקשים ממישהו שישלח מישהו לעמדת קבלת הפנים.
![למה אתם צריכים מנהל אירוע?]( "למה אתם צריכים מנהל אירוע?")
למה אתם צריכים מנהל אירוע?
השעה 20:00. המחויכת כבר במקומה. הפתקיות ממוינות. מעכשיו הכל תקין. אתם מסתובבים בין האורחים. הכל נעים ורגוע. ופתאום אתם רואים בחטף עין עמדה של אוכל ריקה מאוכל. הכלים ריקים וגלמודים. האורחים נעים סביב מגלים שהיא ריקה ועושים פרצוף של אכזבה. אתם מתקשים להסיר את המבט מהעמדה. חולפות להן הדקות, וכה ארוכות הן נראות.. בין הנשיקות והחיבוקים אתם מציצים על אותה עמדה ריקה. ממשיכים לחייך לכולם אבל בפנים כועסים חושבים.. מתי ימולאו שוב? למה לא ממלאים כבר? זה ממש לא נראה טוב, זה ממש לא בסדר.. נו שמישהו יעשה משהו. שמישהו יעשה פה סדר!
כעבור 15 דקות נצחיות העמדה חוזרת להיות פעילה. טוב, אפשר להמשיך.. החופה המרגשת שלכם נגמרת. אתם מרגישים משוחררים יותר מתמיד ומשתוקקים להתחיל בריקודים. אבל שיר היציאה שלכם מסתיים ומיד מתנגנת ברקע מוזיקה שקטה. אתם מביטים סביב ורואים את כל האורחים מחכים בתור ארוך במזנוני האוכל. אתם בטוחים שאמרתם ל
תקליטן לנגן מוזיקת ריקודים מיד לאחר החופה כי בא לכם מיד לרקוד וגם כדי להימנע מהתורים הארוכים (המלצה של הקייטרינג) ותוהים למה הוא פועל אחרת. משתוקקים שמישהו יעשה פה סדר!
מישהו שיעשה סדר. מישהו שיעשה סדר. למישהו הזה קוראים "מנהל אירוע". הוא האיש שמנצח על תזמורת הספקים ביום החתונה. כל הספקים מנגנים נפלא יותר או נפלא פחות ועל כולם צריך שינצח מנהל האירוע. אז אחרי שבחרתם את כל הספקים בקפידה, ודאו מיהו מנהל האירוע שלכם והאם יש לו ניסיון כמנהל אירועים בחתונות. אם אי אפשר לפני, קבעו ימו פגישה לפחות שבוע לפני החתונה ועברו אתו על כל הפרטים.
מנהל האירוע צריך לקבל מכם רשימה של כל הספקים שלכם. לכתוב את כל הדגשים ואת כל הבקשות שלכם. לדאוג להתנהלות החתונה עוד לפני שלב קבלת הפנים ועד שאתם והצ'קים אומרים להתראות, לדאוג שלא ישימו מפות ורודות כשאתם בקשתם לבנות, להסתובב ולראות שהכל תקין ועובד ושלא קורה שיש עמדות ריקות מאוכל בשעת שיא של האירוע. כמו כן, הוא אמור לתקשר עם שאר הספקים כגון התקליטן, מנהל הקייטרינג וכדומה.
![שמישהו יעשה כאן סדר!]( "שמישהו יעשה כאן סדר!")
שמישהו יעשה כאן סדר!
למעשה, כדאי לציין כל בקשה קטנה או גדולה שלכם, גם אלה שכבר ביקשתם מהספקים עצמם גם בפני מנהל האירוע. זוג חברים שהתחתנו לא מזמן סיפרו לי שביקשו מהגן לתת לחברה טובה שלהם עוגת יום הולדת עם זיקוק כי חגגה את יום הולדתה בערב חתונתם. מחווה יפה. הם גם ביקשו מהגן באופן מיוחד להגיש ל 3 אנשים בשולחן מס' 6 את האוכל ע"י מלצרים כי הם מבוגרים שלא יכולים לקום ולעמוד בתור במזון הבופה. גם כן, מחווה יפה. יום אחרי החתונה גילו הזוג ששתי המחוות האלו לא קרו. גם במקרים כאלו מנהל אירוע מקצועי אמור לטפל.
לסיכום, אל תוותרו על פגישה עם מנהל האירוע שלכם. ודאו שהוא יודע מה הוא עושה, ודאו שהוא כותב לעצמו את כל בקשותיכם, מענותיכם ושריטותיכם.
ובסוף בסוף.. אל תשכחו להשאיר לו טיפ מכובד, כי בכל זאת, הוא מנהל את האירוע שלכם.
מאת אורית
פורסם ב-22.03.07
