בחירת הספקים ליום החתונה: תבדקו טוב-טוב עם מי יש לכם עסק
אחד הדברים שכדאי להשקיע בהם הכי הרבה זמן ומחשבה בתכנון החתונה שלכם, על מנת להבטיח שהאירוע יתקיים על הצד הטוב ביותר- הוא בחירת הספקים. אז למה חייב לשים לב ואיך לזהות נורות אדומות עוד לפני שחותמים על חוזים אל מול הספקים?
יום החתונה שלכם הוא לא רק אחד האירועים החשובים ביותר בחייכם, אלא גם יום בו אתם מושקעים גם כלכלית וגם נפשית, ולכן חשוב לבחור את הספקים שלצידכם בקפידה. כדי שלא תצאו לא מרוצים או אפילו פגועים מהאנשים והנשים שבחרתם לעבוד איתם על החתונה החלומית שלכם, יצרנו עבורכם כתבה שהיא גם מדריך אזהרה וגם חיבוק מאלו שכבר יודעים את העבודה.
האולם שבו יתקיים האירוע הוא חלק מהחוויה הכללית שתעבירו לאורחים וגם אחד הספקים המשמעותיים ביותר. לא רק שהלוקיישן הוא כנראה החלק היקר ביותר באירוע, אלא שהוא גם המעטפת להכל ולכן חשוב לשים לב במיוחד לחוזה שנחתם ולכל התנאים שצויינו בו.
- מומלץ לבדוק את הכימיה עם איש המכירות, ולשים לב שהוא לא מנסה 'לדחוף לכם דברים'.
- שימו לב שהמקום הוא בעל רשיון עסק, אישור ממשרד הבריאות וגם אישורים מהמשטרה. הדברים האלו הם קריטיים ולעיתים זוגות לא יודעים כלל שצריך לבדוק אותם.
- אל תתנו מקדמות גדולות מדי. אולם או גן אירועים שמבקש מכם מקדמה של יותר מ10-15% זו כבר נורה אדומה.
"אל תתנו מקדמות גדולות מדי. אולם או גן אירועים שמבקש מכם מקדמה של יותר מ10-15% זו כבר נורה אדומה". | צילום: רובי אהרון
- מהי שעת סיום האירוע (במיוחד בשישי)?
- האם יש חדר התארגנות?
- האם המקום נגיש לנכים?
- האם יש מאבטח חמוש בכניסה?
- מהי כמות האורחים המינימלית?
- מאיזה גיל ילדים נחשבים כאורחים?
- מהם סעיפי הביטול במקרה של פרידה, מלחמה או כל דבר לא מתוכנן?
- בדקו בתחום העיצוב- האם המקום עובד עם מעצב מסוים ומה המחירון שלו לחבילת עיצוב, כמה עולות התוספות וכמה שולחנות זה כולל. זהו שטח אפור שזוגות נוטים 'ליפול' בו.
"בדקו- האם המקום עובד עם מעצב מסוים ומה המחירון שלו לחבילת עיצוב". | צילום: אור גליקמן
בחירת צלם לחתונה היא כמו בחירת אומן ללכוד את רגעי האושר. חשוב לבדוק שהוא באמת תואם לטעמכם, שיש כימיה וזרימה ושלא תתקלו במצב בו הזיכרון מהחתונה משאיר בכם טעם מר.
- בפגישה הראשונה עם הצלם, כדאי לשאול על הנסיון שלו בצילום חתונות, לבקש לראות דוגמאות מעבודות קודמות ולבדוק את חוות הדעת מלקוחות קודמים.
- אל תבדקו שהצלם הוא רק מקצועי, אלא גם אמין ואהוד בתחום, זה מעיד עליו הרבה.
- צלם אמין יהיה גם קשוב לרצונות שלכם וישאל שאלות לגבי הסגנונות שאתם אוהבים ולא יזלזל בכם. בנוסף, צלם אמין יהיה מוכן להתאים את עצמו אליכם ולא ינסה לכפות את סגנונו האישי, הוא יראה שהוא מתמקד בכם ובחוויה שלכם.
"בפגישה הראשונה עם הצלם, כדאי לשאול על הנסיון שלו בצילום חתונות, לבקש לראות דוגמאות מעבודות קודמות ולבדוק את חוות הדעת מלקוחות קודמים".
- דאגו לשאול שאלות לגבי התהליך ביום החתונה עצמו- האם יש צוות נוסף, האם יש ציוד גיבוי ותוכנית גיבוי למקרה חירום.
- ודאו שהחוזה ברור בנוגע לתנאי התשלום - מקדמות, תשלומים במהלך האירוע ותשלום סופי. נורה אדומה תהיה דרישה לתשלום מלא לפני האירוע.
- סעיף ביטול ברור ומדיניות החזרים מראה על רצינות ואמינות. כדאי לשים לב לצלם שמתחמק מהתחייבות להחזרים במקרה של ביטול.
- ודאו שהחוזה מציין תוך כמה זמן תקבלו את התמונות והווידאו לאחר החתונה.
"ודאו שהחוזה מציין תוך כמה זמן תקבלו את התמונות והווידאו לאחר החתונה".
אחד הדברים מהם תוכלו לקבל תגובה מיידית, היא מהמזכרות שהאורחים לוקחים איתם לאחר האירוע ואמורות להזכיר להם את היום הבלתי נשכח שלכם להרבה זמן, כמו למשל מגנטים.
כדי לקבל את הזיכרון והפידבקים הטובים ביותר מהתחום הזה ביום החתונה- קחו לתשומת ליבכם את הטיפים של
'המגנט הלוהט':- שימו לב לכל הסעיפים בחוזה ובדקו שהם לא רק לטובת הספק, אלא גם לטובתכם כזוג. החוזה צריך להיות ברור ולפרט את כל השירותים המובטחים כדי למנוע אי הבנות בהמשך.
- ודאו שסעיפי הביטול מוסדרים בצורה הוגנת לשני הצדדים: במידה ותאלצו לבטל, כדאי להבין מראש מהם תנאי הביטול והאם ישנן עלויות נוספות או אפשרות להחזר חלקי. מאידך, חשוב לכלול סעיף שקובע שבמקרה בו הספק אינו יכול להגיע לאירוע מכל סיבה שהיא, עליו לדאוג למחליף מתאים, או לחלופין להחזיר לכם את כספי המקדמה באופן מלא.
"שימו לב לכל הסעיפים בחוזה ובדקו שהם לא רק לטובת הספק, אלא גם לטובתכם כזוג".
- כאשר מדובר ב'מתנות' או הטבות שהובטחו בעל פה, כמו תוספת אטרקציות, שעות נוספות ללא עלות, או שירותים משלימים - ודאו כי כל אלה מתועדים גם בכתב. סעיפים אלה עשויים להיות משמעותיים לעלויות ולהנאה שלכם מהאירוע, ולכן כדאי שיהיו חלק מהחוזה בצורה רשמית כדי שתוכלו להבטיח שהספק יעמוד בהבטחותיו.
- בקשו מהספק לראות דוגמאות מעבודות קודמות שלו: אם מדובר בצלם מגנטים, בקשו לראות מגנטים פיזיים כדי לבחון את איכות ההדפסה והעמידות שלהם לאורך זמן. אם מדובר בספק אטרקציות, בקשו לשמוע המלצות אמיתיות מזוגות שעבדו איתו בעבר וקבלו ממנו ביקורות מעודכנות. כך תוכלו לקבל תמונה מלאה של איכות העבודה והאמינות של הספקים השונים ולבחור את אלו שיתאימו בדיוק למה שאתם מחפשים ביום החתונה שלכם.
מנהל/מפיק האירוע הוא מי שידאג שהכל ירוץ כמו שעון. כדאי לבחור במנהל שיש לו ידע וניסיון בתיאום לוגיסטי, ושיודע לפעול תחת לחץ. בררו אם יש לו כישורים בין-אישיים טובים כדי להתמודד עם כל הספקים, כולל פתרון בעיות בזמן אמת.
- שימו לב בפגישה הראשונה לכך שהספק אמין ורושם את כל הפרטים הכי קטנים בחוזה- מה שלא רשום, לא קיים.
- תגיעו בהתחלה ללא שאלות וללא דעות, רק על מנת לבדוק את הווייב אל מול הספק. גם אם הרגשתם אפילו במעט שמשהו לא זורם- זה לא הספק עבורכם.
- בפגישה הראשונה שימו לב שהספק זורם איתכם ומקשיב לכם ולא מחפש לכפות רק את הדרך שלו.
"שימו לב בפגישה הראשונה לכך שהספק אמין ורושם את כל הפרטים הכי קטנים בחוזה- מה שלא רשום, לא קיים".
- בתחילת תהליך התכנון, מומלץ לבנות עם המפיק טבלת תקציב מסודרת הכוללת את כל ההוצאות וההכנסות הצפויות, ולעבוד יחד על גיבוש סגנון האירוע כך שיתאים לכם בדיוק. ודאו שהמפיק זמין לשאלות והתלבטויות, וביום האירוע עצמו יפקח על כל הפרטים, יתאם בין הספקים ויטפל בבלת"מים כדי שתוכלו להתרכז ולהנות.
- יחסים טובים של המפיק עם אנשי הצוות באולם ישפיעו לטובה על התנהלות האירוע, כי תיאום חיובי בין הצדדים יכול למנוע עימותים מיותרים.
- ודאו שהחוזה שלכם עם המפיק כולל פרטים ברורים לגבי מספר עוזרי הפקה, פגישות אישיות ותנאי ביטול, והימנעו ממפיקים שמנסים לקדם ספקים מסוימים באופן מוגזם.
"מומלץ לבנות עם המפיק טבלת תקציב מסודרת הכוללת את כל ההוצאות וההכנסות הצפויות, ולעבוד יחד על גיבוש סגנון האירוע כך שיתאים לכם בדיוק".
גם לאחר החתונה, במידה ותבחרו לשמר חלקים ממנה בצורה מיוחדת- כמו למשל יצירת פיסת אומנות משברי הכוס בחופה, כדאי שתבחרו בספקים הנכונים. לא תרצו שהפריטים החד פעמיים מהאירוע המרגש שלכם יגיעו לידיים הלא נכונות.
יעל מן, העוסקת בדיוק באומנות זו, מזהירה אותנו בעיקר מחיקויים ונותנת טיפים נוספים:
- שימו לב לאיכות של היצירות הקודמות של האמן, כדי שתוכלו להבין איך תיראה גם העבודה שתקבלו בעצמכם.
- עשו בדיקה מוקדמת, קראו ביקורות והמלצות נוספות לפני הפנייה לספק.
- היזהרו מחיקויים- יש יצירות רבות בשוק וחלקן לא יכבדו מספיק את הזיכרון המשמעותי שלכם.
"היזהרו מחיקויים- יש יצירות רבות בשוק וחלקן לא יכבדו מספיק את הזיכרון המשמעותי שלכם".
1. תגובות שליליות ברשת - חפשו ביקורות, ואם יש תגובות שליליות רבות זהו סימן להיזהר.
2. חוסר בגמישות - ספק שאינו פתוח לשינויים עלול להקשות על תהליך התכנון.
3. הצעת מחיר נמוכה מדי - מחיר זול מדי לעיתים מעיד על איכות ירודה או חוסר ניסיון.
4. חוזה לא מפורט- ודאו כי החוזה כולל את כל הפרטים החשובים, מסכום התשלום ועד לוחות הזמנים.
5. גישה לא מקצועית- ספק שאינו מגיב בצורה מקצועית או אינו מכבד אתכם בתחילת ההתקשרות, כנראה לא ישתנה בהמשך.
6. המלצות מפוברקות- אם משהו מרגיש לא אמין, בקשו לדבר עם לקוחות עבר ישירות.
7. לוח זמנים עמוס מדי- ספקים בעלי זמינות מוגבלת ביום החתונה עלולים לפגוע ביכולת להעניק שירות איכותי.
8. שינויים לא מתואמים- שימו לב לספקים שמבצעים שינויים או מוסיפים עלויות ללא תיאום.
9. חוסר בכיסוי ביטוחי- ספקים שמכבדים את עצמם אמורים לכלול ביטוח על עבודתם.
10. חוסר באמינות כללית- אם לאורך התקשורת אתם מרגישים ספק או חוסר נוחות, שקלו לחפש ספק אחר.
בחירת ספקים איכותיים ליום החתונה יכולה לעשות את ההבדל בין אירוע מוצלח לאירוע מלחיץ. הקדישו זמן ומחשבה לבחירה הנכונה, השתמשו בניסיון ובטיפים שהבאנו כאן, וזכרו שזהו היום שלכם – מגיע לכם לבחור את הספקים שיעניקו לכם את השירות הטוב ביותר.