בעיקרון, אחוזי ההגעה לחתונה הם נגזרת של כמה נתונים עיקריים:
- כמה רחוקים האורחים במעגל החברתי מהזוג? ככל שאורחי החתונה כוללים אנשים במעגלים חברתיים רחוקים יותר, באופן טבעי – אחוזי ההגעה הכוללים לחתונה יורדים.
- היום בשבוע: ככל שהחתונה נערכת ביום פופולארי מבחינת אירועים ובכלל, כך עולה הסבירות לביטולים, בגלל כפל אירועים ומחויבויות. חתונות בימי חמישי, למשל, "נופלות" על יום פופולארי למדי בשבוע.
- עונת החתונות: כמובן שחתונה שנערכת בעונת החתונות לוקחת סיכון של אחוזי אי-הגעה גבוהים יותר מאשר חתונה מחוץ לעונת החתונות, שוב – בגלל ריבוי התחייבויות ואירועים של האורחים.
- מזג אוויר: ימים גשומים וסוערים יכולים להביא לאי-הגעה של אורחים, וברגע האחרון. אם כי חתונות חורף באופן כללי זוכות לאחוזי הגעה גבוהים יותר (וזאת בגלל הסעיף הקודם – עונת החתונות).
- בלת"מים: אירועים בלתי מתוכננים קורים והם חלק מהחיים. או שתדעו על כך בסבב אישורי ההגעה, או שהאירוע הבלתי מתוכנן יקרה קרוב יותר ליום האירוע ואז הוא יהיה גם עבורכם בלתי מתוכנן.
ככל שמבצעים את אישורי ההגעה קרוב לאירוע, כך התשובות מהמוזמנים תקפות יותר. יחד עם זאת, לרוב תצטרכו לתת לאולם תשובות לגבי כמות האורחים הסופית כשלושה ימים לפני האירוע. לכן, אנחנו ממליצים להתחיל לבצע את בדיקת אישורי ההגעה כ-9 ימים לפני האירוע.
איך לבדוק: בהודעות? בשיחות טלפון? ווטסאפ?
אנחנו ממליצים להתחיל בסבב ראשוני של בדיקת הגעה באמצעות הודעות/ווסטאפ, ולאחר מכן להמשיך עם האורחים שעדיין לא ענו – בשיחות טלפון.
רוב אולמות האירועים נותנים כ-10% רזרבה של מנות/ אורחים. לכן, אחרי שיש לכם את כמות האורחים שאישרו הגעה לאירוע, אנחנו ממליצים להחסיר מול האולם 10% מכמות המנות הסופיות, על מנת לחסוך לכם (הרבה) כסף. זכרו שאתם תמיד יכולים להעלות את כמות המנות, אך לא להפחית אותן. כאן נכנס החיסכון הכלכלי שלכם.
למה ומתי לשכור שירותי אישורי הגעה?
אם חשוב לכם להגיע לאחוזי הדיוק הגבוהים ביותר של אישורי הגעה לחתונה, בעיקר למטרת חיסכון כלכלי של עלות המנות מול האולם, הדרך לעשות זאת היא לשכור שירותים אלו מחברה המתמחה בכך. החברות צ'ר פור יו וצ'קליסט מספרות לנו שהם מגיעים לאחוזי דיוק של 97% עד 99% באישורי הגעה. בנוסף לכך, שכירת חברה שכזאת כמובן מורידה מהזוג, החברים והמשפחה את עול המשימה, והביצוע נעשה לרוב על ידי מוקד טלפוני מקצועי ושירותי שמיומן מאוד במשימה.
כאן מגיע אבל גדול. אבל! כדי לקבל את התמורה המלאה למחיר השירות, אל תסגרו עם חברה לאישורי הגעה כשאתם צריכים להתחיל לבצע את אישורי ההגעה. תעשו זאת לפני שסגרתם עם האולם לחתונה. כך תקבלו מהחברה לאישורי ההגעה ייעוץ מקצועי לגבי כמות האורחים שמומלץ לכם להתחייב מול האולם, לכשתגיעו למעמד סגירת העסקה איתו וקיום המשא ומתן לגבי כמות האורחים והעלות פר אורח. כשאתם בוחרים חברה לאישורי הגעה, אתם נהנים מייעוץ המבוסס על סטטיסטיקות של שנים, ניתוח גיאוגרפי של המקום, המוזמנים, היום בשבוע, העונה ועוד. כל אלו יאפשרו לכם לקבל הערכות ואומדנים שבסופו של דבר יחסכו לכם עד אלפי שקלים.
למה לשים לב כשבוחרים חברה לאישורי הגעה?
בדקו האם הטלפנים מחייגים מהבית או ממוקד טלפוני. במוקד טלפוני ישנה ביקורת והקפדה על איכות השירות וכן מענה אונליין לשאלות הניתנים על ידי מנהל המוקד ואחראי המשמרת.
בנוסף, בדקו האם המספר ממנו מתקשרים הוא חסוי, באילו שעות מבוצעות השיחות, מהם אחוזי הדיוק להם מתחייבת החברה, וכמה ניסיונות שיחה כולל השירות. לבסוף, סמכו גם על תחושת הבטן והאינטואיציה שלכם (כמו בכל בחירה של נותן שירות, ובכלל).