רשימת משימות לחתונה שלך
אנחנו יודעים - יש לכם המון דברים על הראש, ואתם עמוסים בטירוף בין העבודה והחשבונות. אבל היי - אל תשכחו שממש עוד מעט אתם מתחתנים! אז אולי את חלק מהדברים כבר עשיתם, אבל רגע לפני שתאריך החתונה שלכם יגיע כדאי שתשימו לב לדברים שעוד נשאר לכם לעשות, ותתחילו לסמן וי על כל הפינות האחרונות. דיברנו עם
מנהל אירועים,
אולם אירועים,
חברת צילום אירועים ו
להקה שנתנו לנו רשימות שיעשו לכם המון סדר. מוכנים? קדימה, פתחו מחברת והתחילו לרשום.
המשימות מול אולם או גן האירועים - במעמד סגירת החוזה ולקראת האירוע
האולם או גן האירועים שלכם הוא זה שילווה את תהליך תכנון החתונה שלכם לאורך טווח הזמן הארוך ביותר. לרוב האולם והגן יהיה הספק הראשון שתסגרו לחתונה, ולכן הם גם מביאים איתם את רשימת המשימות הגדולה והמפורטת ביותר.
האולם והגן יהיה הספק הראשון שתסגרו לחתונה
יחד עם הצוות של "
חוות אלנבי" הרכבנו רשימת משימות שתתאים לכל שלב ושלב, החל מהגישושים והחיפושים הראשוניים ועד הרגעים שלפני האירוע: "יש לנו אחת-עשרה משימות שמומלץ לבצע מול האולם או גן האירועים, כך שתוכלו לכסות את כל התחומים החשובים לחתונה שלכם:
- היערכו עם כמות המוזמנים לאירוע. מהכמות הזו כדאי להוריד כ-15%, כי זו כמות המוזמנים שיגיעו בפועל לחתונה שלכם.
- טעמו את האוכל לפני שתסגרו. זה לא חייב לקרות במסגרת ערב טעימות, אבל מומלץ מאוד להגיע לאירוע חי כבר משלב קבלת הפנים, לטעום את האוכל מהעמדות ולהבין מה הסגנון הקולינרי של המקום. טעימה כזו תאפשר לכם גם לקחת חלק בקרביים של האירוע ולהיות חלק ממנו.
- וודאו את תנאי התשלום - התנאים משתנים מאולם לאולם, וחשוב לבדוק בהם את כל הסעיפים. בדרך כלל תתבקשו לשלם מקדמה לאולם - וודאו שהיא לא עולה על 10%. כמו כן, וודאו את סעיפי דמי הביטול.
- דעו מראש מהי שעת סיום האירוע שלכם. אתם לא רוצים להיות מופתעים עם תשלום אקסטרה עבור שעות נוספות, או גרוע מכך - שמישהו יסגור לכם את האירוע כשהוא עוד לגמרי חי.
- אם נושא הכשרות חשוב לכם - וודאו אותו לפני.
- דמי חליצה - בחלק מהמקרים תרצו להביא איתכם אקסטרה בקבוקי אלכוהול. וודאו מול האולם האם המחיר שקיבלתם כולל דמי חליצה, או שתצטרכו להוסיף תשלום עבור הבקבוקים הנוספים שתביאו.
- ניהול אירוע - וודאו האם הוא כלול במחיר או שתצטרכו להוסיף עבורו כסף.
- לקראת האירוע השתמשו בתוכנת ניהול הושבה. לרוב תקבלו את התוכנה מהאולם, אך במידה ולא - השתמשו בתוכנה של ספק חיצוני.
- הגברה, תאורה ומיזוג - חשוב לוודא מול האולם או גן האירועים מה אתם מקבלים במסגרת החוזה. לפעמים מערכות ההגברה והתאורה יהיו בתוספת תשלום, כמו גם פטריות חימום בחורף או מזגנים ניידים בקיץ. בחלק מהמקרים המחיר יכלול את כל התוספות האלו, אבל חשוב לוודא את זה כדי להימנע מהפתעות.
- טעמתם את האוכל ואהבתם אותו? עכשיו וודאו שמוגשות במקום גם מנות צמחוניות, טבעוניות וללא גלוטן. מהניסיון שלנו כ-10% מהאורחים יבקשו מנה טבעונית, גם בשל המודעות ההולכת וגדלה לנושא וגם בשל אלו שבוחרים לא לאכול בשר או פחמימה בשעות הערב. קבלת הפנים, הארוחה וגם הקינוחים - בכל שלב ושלב חייבים להיות פתרונות כאלו כדי לתת מענה לכולם.
- חניה - בחלק מהמקומות החניה מסודרת, נוחה, קרובה ונגישה, אך בחלק מהמקומות אין מקומות חניה. בסיטואציה כזו האורחים צריכים להחנות את הרכב בחניונים ולהגיע לאירוע בשאטל, ומדובר בפרוצדורה שחייבת לקבל פתרון הולם ומכבד. לכן, כדאי להיות ערוכים אליה מראש".
""יש לנו אחת-עשרה משימות שמומלץ לבצע"
המוזיקה ככוכבת הראשית בחתונה שלכם
החתונה שלכם מורכבת מהמון "שחקנים", אבל אין ספק שהכוכבת הראשית בה היא המוזיקה. כבר משלב קבלת הפנים תקבל את האורחים מוזיקה שתכניס אותם לאווירה, והיא תמשיך איתם עד לצליל האחרון שיושמע על רחבת הריקודים. בהתאם, יש כמה משימות שתצטרכו לבצע כדי להבטיח שהיא תככב בדיוק כמו שהיא אמורה.
הלהקה שתכניס את האורחים ל"לאווירה".
להקת "
גברבנד" נותנת לנו רשימה נוצצת של חמש משימות קצרות אבל קריטיות, ותאמינו לנו - אם תיצמדו אליה, תהפכו את החתונה שלכם בקלות לחתונת השנה: "אחרי שמצאתם את החתן או הכלה שלכם, שזוהי המשימה החשובה ביותר, אתם צריכים לעבור בעוד חמש תחנות של משימות חשובות שיסגרו את נושא המוזיקה בחתונה באופן מושלם:
- להחליט אם אתם רוצים לשלב להקה בחתונה. אנחנו להקה חיה שבאה להרים את מפלס האנרגיה ברחבה, מנגנים הרבה מאוד ז'אנרים, ועוברים בין הסגנונות בהתאם למה שקורה ברחבה. זה הרכב של מוזיקה חיה שמרגיש, נושם ומגיב. אנחנו לא מגיעים עם רשימת שירים מוכנה מראש, אלא מגיעים למקום, מרגישים את האנשים ומנגנים את מה שצריך כדי שהם ירקדו. אחרי שאנחנו מרימים את המסיבה הדיג'יי מקבל רחבה בוערת ולוקח את זה משם.
- בררו אם המקום ערוך לקיום הופעות חיות. יש לא מעט אולמות וגנים שנמצאים בסביבת מגורים ובהתאם יש להם מגבלות כמו מכשירים שמגבילים את הווליום. חשוב לוודא שאין שום מגבלה כזו שעלולה להזיק להופעה.
- ציוד - אנחנו מגיעים עם מערכת ההגברה שלנו שמותאמת ספציפית לגודל החלל ולכמות האנשים. אנחנו מגיעים, מסדרים ומקימים את הכל עוד לפני האירוע, וגורמים לאורחים להתרגש ולצפות לקראת מה שיגיע. מה שכן, אנחנו צריכים מהאולם או הגן חשמל ותאורה, אז חשוב לוודא שהם יכולים לספק את זה.
- מדברים איתנו ובודקים שהתאריך פנוי! אם אתם אוהבים מוזיקה חיה והופעות אתם בטח מבינים את הערך המוסף שיש ללהקה. האנרגיה והאווירה הן אחרות לגמרי, הכל דינאמי ומתגלגל, ונוצר חיבור מאוד מיוחד עם האורחים שלכם.
- מספרים לנו על כמות האורחים, על שירים וסגנונות שאתם אוהבים או לא אוהבים, ומתאימים ביחד איתנו את הז'אנרים שננגן. אנחנו יכולים להגיע בהרכב של 10 או 5 אנשים לפי גודל האירוע, לנגן עם בוזוקי ודרבוקה או להבדיל עם כלי נשיפה, ועוברים בין היפ הופ, רוקנרול, מזרחים ופופ ישראלי. אנחנו מדברים, מתאמים את הכל ונפגשים באירוע שירים לכם כמו שמגיע לכם!"
אתם תדאגו למשימות - מנהלי האירוע יקחו את זה משם
מנהלי האירוע שלכם עומדים לדאוג להכל מא' ועד ת', אבל רגע לפני שתעבירו להם את המושכות לידיים תצטרכו לסגור כמה דברים בעצמכם. מנהל האירועים
עידו סגרון מספר לנו איזה מידע הוא צריך לקבל מכם כדי לתקתק את הכל בפועל, עם רשימה של שבע משימות שיסדרו אתכם:
"המשימות הבאות יעזרו לי לשלוט בכל מה שקורה באירוע:
- לב האירוע הוא אישורי ההגעה וסידורי ההושבה. כדי שהכל יהיה מסודר ומאורגן אתם צריכים לדעת מראש בדיוק מי מגיע ואיפה הוא יושב.
- סגירת הספקים - כשאתם סוגרים את הספקים תוודאו שאתם מקבלים מהם בדיוק את מה שאתם צריכים, החל מהדיג'יי שמגיע בזמן ועד הרב שינחה רק את טקס החופה שלכם באותו הערב, ולא יצטרך למהר כדי להגיע למקום נוסף.
- תסגרו מקום התארגנות נוח, בין אם זה מלון ובין אם זו דירה. אם תסגרו מקום שקרוב לאולם, סביר להניח שלוח הזמנים לא יתעכב ויצא לפועל כמתוכנן.
- הרבה זוגות לא דואגים לבצע את המשימה הבאה והיא ממש חשובה: לוודא שיש מי שמחזיר אתכם הביתה. זה יכול להיות חבר טוב או נהג מונית, אבל לי אישית יצא לקחת הרבה זוגות הביתה כי הם לא דאגו לסדר לעצמם הסעה. אופציה אחרת ואפילו טובה יותר - לוודא אם האולם נותן לכם סוויטה לישון בה, כך שאפילו לא תצטרכו לנסוע לשום מקום אחר אחרי החתונה.
- אנשי קשר - בתור מנהל האירוע אני חייב לקבל רשימה מסודרת של אנשי קשר. הרשימה צריכה לכלול את הספקים שמגיעים לאירוע, וגם אנשים שקרובים אליכם ויהיו זמינים לאורך היום - הורים, אחים או חברים טובים.
- חשוב ליזום פגישה עם צוות האולם ומנהל האירוע בסמוך לתאריך החתונה. בפגישה הזו נדבר על כל הפאן האופרטיבי - לוח הזמנים, זמן הוצאת המנות, דגש לניקיון השירותים, מתי ארוחת הלייט נייט יוצאת לרחבה, מתי טקס החופה מתחיל ועוד.
- החלק החשוב ביותר - לבדוק שיש הלימה בין ההתחייבות שלכם לאישורי ההגעה. ברגע שאתם יודעים מה מספר המגיעים - תעדכנו מיד את האולם. חשוב להיות חכמים בזמן מתן ההתחייבות ולנקוב במספר ריאלי, כדי לא לסיים עם כמות נמוכה יותר של אורחים שהגיעו ולשלם סתם על מנות".
אתם תדאגו למשימות - מנהלי האירוע יקחו את זה משם.
תשע משימות רגע לפני שהקליק הראשון נלחץ
אנחנו מגיעים לישורת האחרונה של משימות החתונה שלכם, והפעם עם תחום הצילום. הצלמים יהיו אלו שיפגשו אתכם כבר בשעות הצהריים המוקדמות ויתעדו כל צעד ופסע שתעשו, וכן - הם עומדים להיות שם גם ברגעים שבהם האלכוהול יכניע אתכם על הרחבה. מהסיבה הזו בדיוק חשוב לבחור אותם היטב, וגם לוודא שהם מספקים לכם את חבילת הצילום המושלמת.
הצלמים יהיו אלו שיפגשו אתכם כבר בשעות הצהריים המוקדמות ויתעדו כל צעד ופסע שתעשו.
חברת "
אלמיה" עוזרת לנו להרכיב רשימת משימות שתשרת אתכם בכל שלב ושלב: "אחרי שסיננתם קצת בין הסגנונות השונים, בוודאי הגעתם לרשימה מצומצמת של 3-4 צלמים שאהבתם. המשימות הבאות יעזרו לכם גם לבחור את הצלמים וגם לוודא שאתם מקבלים מהם את כל מה שאתם צריכים ורוצים:
- הסתכלתם באינסטגרם של הצלם? זה לא מספיק - תבקשו לראות גלריית חתונה שלמה שצילם. הצלמים מעלים לאינסטגרם תמונות נבחרות שמבחינתם הן היפות ביותר, אבל חשוב לראות את הגלריה המלאה שתשקף לכם את העריכה, הקומפוזיציה והזוויות. אם אהבתם את הסגנון - מעולה! כך תקבלו הצצה לסגנון הויזואלי שגם אתם תצטלמו לפיו.
- תבדקו את הוויב ביניכם - האם אתם מתחברים לצלם בתור בן אדם? הצלם עומד להיות לצידכם ברגעים מאוד משמעותיים, ולכן חייב שיהיה ביניכם קליק טוב ובריא.
- החבילה - תוודאו שאתם מקבלים חבילה שמכסה את כל הרצונות שלכם, כמו כמות צלמים הגיונית ביחד לכמות האורחים, וגיבוי איכותי של החומרים המצולמים. תשאלו את השאלות הנכונות - האם הצוות שמגיע הוא צוות קבוע או מאולתר? האם הצלם שדיברתם איתו יהיה גם הצלם שמגיע לצלם אתכם בפועל?
- משימה שהיא לא חובה אבל מאוד מומלצת - תעשו צילומי זוגיות. בחבילה שלנו אנחנו נותנים אותם במתנה, אבל גם אם זה בתוספת תשלום זה מאוד חשוב. יוצאים ללוקיישן, יוצרים קליק חברי ואמיתי, לומדים את השפה אחד של השני, ומקבלים חזרה גנרלית ליום הצילום שעומד להיות בחתונה.
- לוח זמנים - הצלם יהיה בדרך כלל זה שיבנה את לוח הזמנים. בדקו שהוא בונה אותו בצורה הגיונית ולא בצורה לחוצה וצפופה. לוח זמנים שנבנה 'על הדקה' לא משאיר מקום לטעויות ובלת"מים, ואז כל האווירה היא של 'קדימה, יאללה, בואו נזדרז'. אנחנו רוצים לוח זמנים מרווח ונעים שמאפשר שמירה על מסגרת הזמנים הטובה.
- האם החבילה כוללת את כל התוספות שרציתם? כל חבילת צילום היא שונה, ולכן וודאו שאתם מקבלים את מה שביקשתם - סטילס, וידאו, מגנטים, אלבומים ותוספות מיוחדות כמו רחפן, למשל.
- צילום וידאו - וודאו אילו קבצים אתם מקבלים? באיזו איכות? מה האורך של הסרטים? האם תקבלו רק סרטון היילייט או גם סרט ערוך וארוך? האם יש אפשרות לקבל את כל חומרי הגלם?
- אופן קבלת החומרים - וודאו עם הצלמים האם אתם מקבלים לינקים בלבד, או האם נשלח אליכם גם דיסק און קי לגיבוי.
- שינויים - חלק מהצלמים מאפשרים שינויים וחלק לא. בכל הנוגע לאלבומים והווידאו חשוב לוודא את כמות השינויים האפשרית, האם השינויים עולים כסף, האם אפשר בכלל לבצע שינויים וכו'. בנוסף, לגבי האלבומים - בדקו האם אתם בוחרים את התמונות או הצלם, כדי שתוכלו לצאת הכי מרוצים".
חשוב לראות את הגלריה המלאה שתשקף לכם את העריכה, הקומפוזיציה והזוויות.
כל כך הרבה משימות - מאיפה מתחילים?
ברור לנו שכמות המשימות עלולה קצת להפחיד, אבל אל דאגה - אנחנו איתכם בהכל! השתמשו במפיק החתונות הדיגיטלי, ה-
WedPlanner שלנו, כדי לארגן את כל המשימות בצורה מסודרת. בנוסף, היעזרו ב
כתבות שלנו שמרכזות
משימות נוספות, כדי שלא תפספסו שום דבר בדרך. טיפ קטן מאיתנו - חלקו את האחריות ביניכם, בצעו את המשימות בזמן נוח ולא בסמוך מדי לאירוע, ותוכלו להגיע בראש שקט לחתונה. בהצלחה!
כתבות נוספות שיעניינו אתכם: