מנהל אירוע - מה תפקידו?
דמיינו שהייתם יכולים להגיע ליום החתונה שלכם כמעט כמו אורחים, כי לצידכם היה מישהו שמתזכר את הספקים שלכם לגבי לוח הזמנים באירוע, שמוודא את כמות האורחים שמגיעים לאירוע, שעוזר לכם לסגור את הדילים הכי טובים ולחתום על החוזים הכי הוגנים, ושבזמן האירוע מוודא שכל מה שסגרתם, ביקשתם וחלמתם - מתקיים בדיוק כמו שציפיתם. עכשיו, במקום לדמיין, אתם יכולים להוציא את כל זה לפועל בפעולה אחת פשוטה - סגירת מנהלי אירוע חיצוניים שילוו אתכם לאורך כל הדרך.
אז נכון, אמנם יוצמדו אליכם מנהלי אירוע גם מטעם האולם, אבל בואו לא נתבלבל - הם עומדים לדאוג, בראש ובראשונה, לאינטרסים של האולם. מנהלי אירוע חיצוניים מבצעים את תפקידם מזווית אחרת לחלוטין, כשאתם אלו שנמצאים בראש סדר העדיפויות שלהם. דיברנו עם ארבעה ממנהלי האירועים הבולטים והאהובים ביותר בארץ, שהסבירו לנו מדוע האפשרות של להפיק חתונה בלעדיהם פשוט לא באה בחשבון.
החתונה שלכם היא כמו תזמורת - מישהו צריך לנצח עליה
אמנם בשבילכם החתונה היא אירוע שאותו אתם מפיקים בפעם הראשונה, אבל מנהלי האירועים השונים לקחו חלק כבר בעשרות, אם לא במאות חתונות ואירועים. הניסיון שלהם הוא זה שיכול לאפשר להם להתנהל באופן שיגרום לאירוע שלכם להיראות בדיוק כפי שהוא אמור - לא פחות ממושלם. ליאור, מחברת
"פנדה ניהול אירועים", מספר לנו על הנושא החשוב הזה: "אנחנו מתנהלים ממש כמו מנצחי תזמורת: הספקים השונים, כמו הצלמים, הדיג'יי, צוות המטבח, צוות הבר ועוד, 'מנגנים' כל אחד בכלי שלו, ואנחנו, מנהלי האירוע, 'מנצחים' על הכל, ודואגים לכך שכולם 'ינגנו' יחד בהרמוניה. אנחנו מגיעים לאירוע מפוקסים, עם דרישות ברורות מהזוג ומשימות מסודרות, וזה מה שמאפשר לנו לשמור על הסדר מצד אחד, וגם על הגמישות והזרימה מצד שני".
זוגות רבים טוענים שאת פעולת הניצוח הזו יכול לבצע גם בן משפחה או חבר קרוב, וגם לזה ליאור מתייחס באופן שלא משאיר שום מקום לספק: "אורחים שמגיעים לאירוע צריכים לבלות ולהנות, ולא להתעסק עם פיקוח על ספקים, עמידה בלוח זמנים ועשרות טלפונים. גם האורחים מתרגשים בשביל הזוג, וברגע שהם מקבלים משימות - כל הפאן הולך לאיבוד. אנחנו לא באים לבלות, לשתות, לרקוד או לאכול - אנחנו באים לעבוד".
ליאור מציין גם את תהליך העבודה של
פנדה מול הזוגות, שמאפשר להם להרגיש עטופים לאורך כל הדרך: "אנחנו נכנסים לראש של הזוג כבר בפגישה הראשונה, שמתקיימת כחודש לפני האירוע. בגלל שכל מנהלי האירועים אצלנו ב'פנדה' תפקדו בעבר בתור מנהלי אירועים מטעם האולמות השונים, אנחנו מכירים את המערכת מבפנים ויודעים על אילו נקודות לשים דגש, גם לקראת האירוע וגם במהלכו. אז נכון, אולי ניהול אירוע יוסיף לטבלת ההוצאות עוד כמה אלפי שקלים, אבל כל הזוגות שלנו אומרים אחרי האירוע שזאת ההוצאה הכי משתלמת שהייתה להם, ולמה? כי היא הוצאה שהושקעה במקום הנכון - זה שדאג לכך שהאירוע יתקתק כמו שצריך".
משלב התקציב ועד האירוע בפועל
את ליאור מחברת "
RSVP", אנחנו מצליחים לתפוס בין שיחת טלפון אחת לאחרת, כי החברה מציעה לא רק שירותים של ניהול אירועים, אלא גם הפקת אירועים מ-א' ועד ת': "הקמנו את החברה לפני כ-7 שנים, וככל שעבר הזמן הבנו שאנחנו רוצות להעניק שירותים נרחבים יותר לזוגות, לא רק בזמן האירוע אלא כבר משלב התכנון וההפקה. אנחנו בונות תקציב לאירוע יחד עם הזוגות, ובהתאם אנחנו יכולות להתחיל לבדוק את כל האפשרויות הרלוונטיות לאירוע שלהם: ספקים שעומדים במסגרת התקציב, כמות אורחים, אטרקציות, תוספות אלכוהול ועוד. במסגרת החבילה הזו, אנחנו אלו שיוצרות קשר עם הספקים, עוברות על כל החוזים, ומוודאות שהכל עומד בסטנדרטים שהזוג הציב לנו".
כמובן שב-"
RSVP" מציעים גם שירותי ניהול אירוע בפועל, שמעניקים 360 מעלות של ביטחון ורוגע לזוגות: "זוג שמעוניין בניהול אירוע בלבד, זוכה לקבל מאיתנו יחס אישי, קשוב ואכפתי. אנחנו מבקשות מהזוג להציף בפנינו את כל המידע הרלוונטי בפגישה שלנו - מה הובטח להם וממי, מה אמור לקרות ומתי, אילו מנות אמורות להיות מוגשות וכעוד. מהרגע שבו הפגישה נגמרת - אנחנו לוקחות את האחריות על הכל, והזוג יכול להתחיל להתכונן בראש שקט לאירוע שלו".
ליאור מציינת גם את חשיבות ניהול האירוע מבחינת "היום שאחרי": "בזמן האירוע, הזוג לא פנוי להתעסק בשום דבר מלבד לחגוג, לרקוד ולהנות, ובדיוק בשביל זה אנחנו פוקחות עיניים וערניות לכל מה שקורה. אם במהלך האירוע הייתה בעיה כלשהי, אנחנו מתמודדות איתה ברגע האמת, אבל הזוג בהחלט צריך לדעת שהיא קרתה, כדי לדעת כיצד להמשיך ולהתנהל מול הספק הרלוונטי אחרי האירוע. המטרה שלנו היא לשמור על הזוגות ולדאוג לזה שבאותו היום הם יהיו פנויים ממחשבות ועיסוקים מטרידים, ואחרי שהם נוחתים בחזרה לקרקע מענן ההתרגשות - הם יוכלו לקבל דו"ח מפורט על מה היה באירוע".
ניהול אירוע חיצוני: לא במקום ניהול האירוע של האולם, אלא בנוסף
עובד בכר, שעוסק כבר מעל ל-12 שנים בניהול אירועים, מאיר נקודה נוספת ולא פחות חשובה בעניין: "ניהול אירוע חיצוני לא בא להחליף את ניהול האירוע של האולם, משום שאין קשר בין השניים. כשזוגות בוחרים לוותר על מנהלי אירוע חיצוניים, הם בעצם מוותרים על מי שיכולים וצריכים להיות הידיים והרגליים שלהם באותו היום. בסופו של דבר, אמנם הזוגות בוחרים את הספקים בהתאם לשיקולים שלהם, ובכך הם נותנים להם את המנדט לעשות את העבודה שלהם, אבל מי אמר שבפועל הם אכן יבצעו אותה כמו שצריך? המעקב על הספקים הוא חשוב, ואת זה רק מנהלי אירוע חיצוניים יכולים לעשות".
על מנת להגיע במוכנות הגבוהה ביותר לאירוע, הכין עובד חוברת ניהול אירוע, שאותה הזוג ממלא בצורה דקדקנית ומפורטת ככל הניתן: "כשאני מגיע לאירוע של הזוג, אני מגיע בכובע של מנהל אירוע, אבל עם אכפתיות ואהבה של חבר. אני הופך ליד ימינם של הזוגות ולאדם הכי קרוב אליהם, ולכן אני רוצה שיהיה להם שקט מקסימלי מכל הכיוונים. בחוברת שהזוגות מקבלים ממני נמצאות כל השאלות הכי מקיפות שיש, והן מתחלקות לפרקים שונים: פרק ספקים, פרק עיצוב, פרק אוכל, פרק לוח זמנים, פרק תשלומים ועוד. ברגע שיש לי את כל המידע מול העיניים, אני יכול להיות בשליטה מלאה על כל מה שקורה, ולנהל את האירוע עם מינימום תקלות, שגם איתן אני יודע להתמודד".
עובד מספר גם על היחסים המיוחדים שנרקמים עם הזוגות, ואיך הם משפיעים על יום החתונה: "חשוב לי לתת מעצמי אקסטרה, למרות שהמשמעות של זה היא בהכרח לעבוד קשה יותר. בסוף מדובר באנשים שמשלמים ממיטב כספם כדי להפיק את האירוע של החיים שלהם, ולי חשוב שהם יצאו לא רק עם חוויה נחמדה, אלא עם אירוע שיש לו ערך מוסף מכל הבחינות. לכן, כשזוג בוחר בי, אני מתמסר לעבודה איתו ב-100%, כולל ייעוץ, שאלות, שיחות, תיקונים - מה שצריך, אני שם בשבילם".
גם כך אירוע החתונה שלכם עומד להוביל אתכם לתקשורת עם כמה וכמה ספקים במקביל, ובן ברנס מחברת "
R&B PRODUCTIONS" מעוניין לחסוך לכם את הנושא הזה, על ידי אספקת כלל השירותים באותו המקום: "השירותים שלי יושבים על שתי משבצות - משבצת הפקת האירוע ומשבצת ניהול האירוע. אני עובד כבר במשך שנים עם ספקים שאני מכיר ואוהב, וככה הזוגות יכולים להיות רגועים, לדעת שהם הולכים יחד איתי לקראת תהליך סופר נוח וקל, ולהתנהל במקום עם עשרות גורמים - רק עם גורם אחד".
בן ממשיך ומספר על הסדר והארגון, שהם עמודי התווך של אירוע החתונה שלכם: "יש כל כך הרבה דברים שקורים במסגרת האירוע - פתיחת שולחנות וכסאות רזרבה, חתימה על מספר המנות שיצאו לאורחים, כניסה מסודרת של האורחים למתחם - כל הדברים האלו, ועוד רבים, חייבים פיקוח צמוד. דרך אגב, זה לא רק עניין של סדר וארגון שעושים נעים בעיניים, אלא גם עניין של הרבה כסף שיכול להיחסך לזוג, ברגע שמישהו מטעמם בודק ומשגיח שלא סתם נפתחים שולחנות, ולא סתם יוצאות מנות אקסטרה בלי שום סיבה".
כבר משיחת הטלפון הראשונה עם בן, הזוגות מקבלים טיפים חשובים, והוא שמח לחלוק אותם באהבה עם כולם: "כבר בפגישה הראשונה חשוב לי לתת לזוגות נקודות קריטיות לתחילת הדרך, כמו סעיפים שחייבים להיכתב במסגרת החוזים של הספקים, לבדוק את האותיות הקטנות, לוודא שכל ספק דואג שיהיה לו מחליף במידת הצורך ועוד. בשלב הבא, כשהם בוחרים בי לניהול האירוע שלהם, אני גם פותח בפניהם את רשימת הספקים הארוכה והאיכותית שלי, ואז אנחנו יכולים להתחיל לרוץ, ולארגן את החתונה שלהם בצורה מקצועית ורגועה".
מעטפת שלמה של שירותים - לא רק ניהול האירוע בפועל
בשנים האחרונות, ניתן לשים לב למגמה חשובה שמנהלי האירוע לוקחים בה חלק - הפיכת מעטפת השירותים שלהם להרבה יותר נרחבת מאשר רק ניהול האירוע בפועל. אצל כל אחד ממנהלי האירוע שבכתבה, תוכלו למצוא גם שירותים כמו אישורי הגעה, סידורי הושבה, ניהול אלכוהול, מתנות באשראי, סמסים לאורחים ועוד. יחד, אתם מקבלים את כל מה שאתם צריכים בשביל להרים את האירוע שלכם, עם כל הפרטים הגדולים והקטנים שצריכים להיות חלק בלתי נפרד ממנו.
אז רגע לפני שהיום הגדול שלכם מגיע, זה הזמן לדאוג שיהיו לצידכם מנהלי אירועים שיודעים מה הם עושים, ועושים את זה הכי טוב שיש! היכנסו לעמוד "נותני השירות" שלנו בקטגוריית "הפקה וניהול אירועים" וצאו לדרך!