מה לעשות כשאורחים לא מודיעים אם הם מגיעים
בתכנון חתונה, כמו בתחומים אחרים בחיים, יש את הדברים שאנחנו יודעים שנצטרך להתמודד איתם, ויש את אלו שמפתיעים אותנו, כי לא חשבנו שנצטרך לנהל גם אותם. אורחים שלא מאשרים הגעה ומודיעים אם הם מגיעים או לא, זו דוגמה לאחד הדברים שלרוב אנחנו לא חושבים שנצטרך לנהל ולהתמודד איתו, וברוב המקרים זה בהחלט המקרה. אז מה עושים? קבלו 5 טיפים מאיתנו
תמונה: קובי מהגר - מוסיקה פלוס
נכון, זה נורא מתסכל שלמרות ששלחתם לאורחים שלכם
הזמנות לחתונה, ולמרות שנתתם להם זמן להגיב ולעדכן אם הם יגיעו לחתונה או לא, חלק מהם בכל זאת פשוט לא ענו.
מעבר לתסכול, זה גם יכול להיות מלחיץ, כי עכשיו בנוסף למיליון הסידורים והמטלות שעוד יש לכם לעשות לטובת החתונה, עכשיו יש לכם גם סידור נוסף וגם את הסטרס של לא לדעת כמה שולחנות בדיוק יש לכם ועל כמה מוזמנים בדיוק תתחייבו.
לכן זה הזמן לנשום. כן, כן, ממש עכשיו. קחו נשימה עמוקה (ורצוי עוד 2-3 כאלו) ותזכרו שלמרות שזה נראה לכם לא סביר בעליל שאנשים לא יבצעו את המשימה הפשוטה של להודיע אם הם מגיעים, אותם אנשים לא נמצאים בטירוף של ארגון החתונה כמוכם. יש להם את הטירוף של החיים הפרטיים שלהם. זה לא אומר שלא אכפת להם מכם, וזה לא אומר שזו הייתה טעות להזמין אותם לחתונה שלכם. זה אומר שכל אחד עסוק בהרבה מאוד דברים, וזה כנראה התפקשש להם.
מבחינת ארגון החתונה, זה לא סוף העולם, ואין לכם מה להילחץ. אתם לא הזוג הראשון שמתחתן, וגם את המשימה הזו אתם תצלחו בסופו של דבר.הכל יהיה בסדר. אז קודם כל מה שצריך זה לנשום.
עם כזו הזמנה - אפשר לסרב?
תמונה: אור זהבי
אם יש לכם עוד כמה ימים לתת, מבחינת לו"ז החתונה והדדליין שלכם להודיע למקום כמה אורחים יגיעו, תנו למוזמנים שלכם את הזמן הזה לפני שאתם נובחים עליהם על כך שלא הגיבו. כמו שאמרנו כבר, אתם לא יודעים מה הסיבה שהם לא הגיבו עדיין, ויכול להיות שעוד טיפה זמן והם יחסכו לכם את הצורך (והעצבים) לבדוק איתם אם הם יגיעו לאירוע או לא.
אל תתעצבנו ישר, חכו בסבלנות ותנו להם זמן להגיב
תמונה: עידן רצון
אחרי שנשמתם ונתתם לאורחים שלכם עוד זמן להגיב, הגיע הזמן לעשות טלפונים לכל מי שעדיין לא שמעתם ממנו.
אם רשימת הלא מגיבים שלכם ארוכה, אולי כדאי שתיעזרו בחברים, משפחה, או בשירות ייעודי לנושא (
חברת אישורי הגעה וסידורי הושבה). הכל תלוי בזמן, באנרגיה ובמשאבים שלכם. שיקול נוסף בהקשר הזה הוא הסיכוי שתמצאו את עצמכם מוציאים את הכעס והתסכול שלכם על המוזמנים שלא הגיבו להזמנה שלכם. אם הסיכוי לא קטן, אנחנו ממליצים בחום לתת את המשימה למי שהסיכוי שהוא יגיב כך קטן עד אפסי. עם כל הכבוד לחתונה שלכם, יש גם חיים אחריה, ולא כדאי שתשרפו קשרים או תעליבו חברים ומשפחה.
אם אתם מחפשים דרך דיפלומטית ומנומסת לברר אם המוזמנים יגיעו לחתונה, אנחנו ממליצים לפתוח בשאלה האם הם קיבלו את ההזמנה שלכם לחתונה, ואם הם עונים כן, להמשיך ולומר שלא קיבלתם מהם תשובה האם הם מגיעים, שתשמחו מאוד לראות אותם בחתונה, והאם הם יכולים להגיע?
אם המוזמנים אומרים לכם שהם לא יודעים לומר כרגע, אתם בהחלט יכולים לומר שאתם צריכים להודיע למקום כמה אורחים יגיעו, ולכן תשמחו אם הם יוכלו להודיע לכם ביום-יומיים הקרובים.
החברים והמשפחה פה בשבילכם - תיעזרו בהם
תמונה: AGS - אלון וגיא
4. שלחו וואטסאפ, סמס או מייל
סביר להניח שלא תצליחו לתפוס את כל המוזמנים בטלפון על הפעם הראשונה. לאלו שלא הצלחתם לתפוס, שלחו כבר עכשיו וואטסאפ, סמס או מייל (השניים הראשונים עדיפים על מייל, כי יש סיכוי טוב יותר שהמוזמנים יראו אותם מיד).
שימו לב שגם אם המסר של ההודעה שאתם שולחים זהה לזה שתכננתם להגיד בשיחת הטלפון, בהודעה הוא צריך להיות מנוסח בצורה עוד יותר דיפלומטית ומנומסת, מאחר שבניגוד לשיחת טלפון, בה אנחנו שומעים את טון הדיבור הרגוע, נעים ומחויך בו אנחנו מקווים שהייתם עושים את השיחה, להודעה ולמייל אין את המרכיבים האלו, ולכן היא יכולה להצטייר בקלות רבה יותר ככועסת או נוזפת.
גם כאן, יחד עם הנימוס והדיפלומטית בניסוח, חשוב שתהיו ברורים לגבי העובדה שאתם חייבים לקבל תשובה בזמן הקרוב מאוד, והסיבה היא שאתם מחויבים לעדכן את מקום האירוע כמה אורחים יגיעו בוודאות.
אם אתם שולחים מיילים, בשום אופן אל תשלחו מייל קבוצתי לכל מי שלא הגיב. שלחו רק מיילים אישיים לכל אחד ואחת מהמוזמנים שלא הגיבו.
תמונה: רגעים מנצחים - מיטל כהן גנוט
ועבר זמן מאז שניסיתם לתפוס אותם בכל דרך אפשרית, יש רגע שבו צריך לחתוך.
הגדירו לעצמכם תאריך יעד הגיוני בסוף תהליך הניסיון לתפוס את הלא מגיבים, אחריו אתם מוחקים מרשימת המוזמנים את כל מי שלא ענו או חזרו אליכם עם תשובה. יוצאים מהכלל הם אנשים קרובים שהעובדה שהם לא הגיבו נראית לכם תמוהה ולא סבירה. במקרה הזה, כדאי לברר עם אנשים משותפים האם יכול להיות שמשהו קרה והאם הכל בסדר.
ההמלצה שלנו – אל תפחדו להיעזר באחרים כדי לסיים עם המשימה הזאת –
אישורי הגעה וסידורי הושבה זאת אחת המשימות הכי לא כיפיות בארגון החתונה, ובעלויות לא גבוהות אתם יכולים להוריד אותה מעצמכם.
תהנו מהדרך
תמונה: נדב כהן יונתן